Zeitmanagement im Job: Die 3 größten Zeitverschwendungen Ihrer Mitarbeiter
Fast 50 % der Arbeitszeit gehen für unnötige Aufgaben verloren. Entdecken Sie die Top-Zeitfresser und Tipps für mehr Effizienz!
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Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeiter fast 50 Prozent jedes Arbeitstages mit überflüssigen Aufgaben verbringen? – Das sind die Top 3 der größten Zeitverschwender im Job und die besten Zeitmanagement-Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz.
Ihre Mitarbeiter sind loyal, verlässlich und erledigen Ihre Aufgaben zufriedenstellend? – gut so! Trotzdem verschwenden auch sie etwa die Hälfte ihrer wertvollen Arbeitszeit mit überflüssigen Aufgaben. Erfahren Sie deshalb jetzt mehr zu den Themen:
Zeitverschwendung im Job: Das sind die Top 3 Zeitfresser.
Zeitmanagement-Tipps: So arbeiten Ihre Mitarbeiter in Zukunft effizienter.
Zeitmanagement für Unternehmer: Auch Chefs sollten sich nicht zu viel aufhalsen.
Pendeln: Zeitverschwendung für Mitarbeiter und Unternehmen
Die drittgrößte Zeitverschwendung im Job beginnt, noch bevor Ihre Mitarbeiter das Büro überhaupt betreten: Jeden Tag pendeln Arbeitnehmer teils lange Strecken zu ihrem Arbeitsplatz. Jeder Zweite nimmt dabei einen Weg von bis zu 30 Minuten in Kauf. Bis zur Pensionierung entspricht das circa 5,6 Jahren am Steuer, in Bus oder Bahn. Das sind ungefähr 13 Prozent der Arbeitszeit – zusätzlich.
Zeit, die Ihre Mitarbeiter besser nutzen könnten: Zum Beispiel, um sich auszuruhen, damit sie im Job konzentrierter und effizienter arbeiten können und weniger häufig krank sind. Pendeln ist also nicht nur Zeitverschwendung für Ihre Mitarbeiter, sondern auch für Ihr Unternehmen.
Home-Office für besseres Zeitmanagement im Job
Einige Arbeiten erfordern zwingend, dass Mitarbeiter ihre Tätigkeiten im Büro verrichten (beispielsweise wichtige Geschäftstermine). Viele Bürojobs oder zumindest einzelne Aufgaben können aber auch von zu Hause aus ausgeführt werden. Dort arbeiten Mitarbeiter circa 13 Prozent produktiver und machen weniger Pausen als im Office. Die besten Tipps zum Zeitmanagement, um die Zeitverschwendung durch Pendeln zu minimieren, sind also:
Etablieren Sie Home-Office unternehmensweit.
Ermutigen Sie zur häufigen Nutzung des Angebotes.
Fordern Sie dazu auf, alle Termine, die der Anwesenheit im Büro bedürfen, auf einen Tag zu legen.
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Meetings ohne Mehrwert: Hier verschwenden Mitarbeiter ihre Zeit
Gemäß einer Studie des MIT verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer ungefähr 22 Jahre seiner 45-jährigen Karriere in Besprechungen – geschätzt ein Drittel davon bieten aber keinen informativen Mehrwert. Auf ein gesamtes Arbeitsleben gesehen, verbringen Angestellte also ungefähr 16 Prozent ihrer Arbeitszeit in nutzlosen Besprechungen. Reine Zeitverschwendung.
Mit diesen Zeitmanagement-Tipps schaffen Sie eine effiziente Meeting-Kultur
Eine etablierte Home-Office-Struktur trägt bereits zur Lösung dieses Problems bei: Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, nehmen an weniger Besprechungen teil. Darüber hinaus können Sie spezifische Meeting-Richtlinien zum besseren Zeitmanagement festlegen, damit unproduktive Besprechungen der Vergangenheit angehören:
Kein Meeting ohne feste Agenda.
Keine Besprechung, die länger als 30 Minuten dauert.
Nur Mitarbeiter zur Besprechung einladen, die unbedingt dabei sein müssen.
Mitarbeiter dürfen ein Meeting verlassen, wenn es für sie keinen Mehrwert darstellt.
Die größte Zeitverschwendung: Unnötige E-Mails
Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbringt etwa 2,5 Stunden am Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Circa 144 davon sind für seinen Job nicht direkt von Bedeutung. Das macht rund 1,8 Stunden für irrelevante E-Mails pro Arbeitstag. Hochgerechnet sind das satte 10 Jahre seines Arbeitslebens für nutzlose E-Mails, was 23 Prozent einer 45-jährigen Karriere entspricht. Damit sind unnötige E-Mails die Nummer 1 Zeitverschwendung im Job.
Klare Regeln für E-Mails helfen beim Zeitmanagement
Stellen Sie den unternehmensweiten E-Mail-Client für kurze Zeit so ein, dass interne E-Mails erst von Mitarbeitern geschlossen werden können, nachdem sie deren Nützlichkeit beurteilt haben. Verfolgen Sie die Bewertungen, um besser nachvollziehen zu können, was nützliche von unnützen E-Mails unterscheidet. Leiten Sie daraus verbindliche Regeln für das Verfassen von Nachrichten in Ihrem Unternehmen ab. Zusätzlich können diese Tipps beim Zeitmanagement helfen:
Viele Themen können in einem kurzen Gespräch schneller geklärt werden.
Sortieren Sie die E-Mails in Kategorien ein: zu beantworten, warten auf eine Rückmeldung und erledigt.
Ermutigen Sie dazu, die CC-Zeile in E-Mails nur zu benutzen, wenn es unbedingt nötig ist.
Ein durchschnittlicher Büroangestellter verbringt etwa 2,5 Stunden am Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Circa 144 davon sind für seinen Job nur indirekt von Bedeutung.
Zeitmanagement-Tipp für Unternehmer: entspannter durch den Arbeitstag
Aber nicht nur Mitarbeiter, sondern vor allem Unternehmer kennen das Problem Zeitmangel allzu gut: Überstunden jeden Tag und trotzdem ist der Berg an Arbeit da. Obwohl immer so viel zu tun ist, gilt besonders in der Chef-Etage der Zeitmanagement-Tipp: Nicht den gesamten Arbeitstag im Minutentakt verplanen.
Als Unternehmer sollten Sie sich lieber Platz für Unerwartetes lassen. Dadurch fühlen Sie sich nicht so gestresst, wenn das Geschäftsessen mal eine halbe Stunde länger dauert oder ein Mitarbeiter dringend das Gespräch mit Ihnen sucht.
Selbes gilt auch für das Schreiben von To-do-Listen: Bleiben Sie realistisch und halsen Sie sich nicht selbst zu viel auf.
Zeitverschwendung und Zeitmanagement: Das sollten Sie sich unbedingt merken
Wichtige Erkenntnisse zum Thema Zeitverschwendung und Zeitmanagement im Job und was Sie sich unbedingt merken sollten, finden Sie hier noch einmal zusammengefasst:
Die größten Zeitverschwendungen im Job: Pendeln, überflüssige Meetings und E-Mails.
Das hilft beim Zeitmanagement: Home-Office, effizientere Meetings, Regeln für E-Mails.
Zeitmanagement für Unternehmer: Immer realistisch bleiben.
*Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
Bitte beachte, dass es sich bei unseren Artikeln um rein redaktionelle Inhalte handelt, die einen Überblick zu einem bestimmten Thema geben. American Express bietet keine Anlageberatung oder spricht Empfehlungen aus. Entsprechende Themenbereiche sind immer risikobehaftet, weshalb du stets mit Expert:innen sprechen solltest, wenn du weitere Schritte in diese Richtung planst. American Express übernimmt keine Haftung. Auch kann keine Gewähr für die Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen werden. Eventuell im Text genannte Attribute von Kreditkarten gelten nicht zwangsläufig für American Express Kreditkarten. Wir empfehlen, die spezifischen Bedingungen und Konditionen deiner Kreditkarte sorgfältig zu prüfen.
Erfahre hier mehr zu den Bedingungen der jeweiligen Karten
Platinum Card Es gelten Bedingungen: Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 13.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u.a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 30.000 Membership Rewards Punkten. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Die vollständigen Bedingungen zum Einlösen der Guthaben sowie die teilnehmenden Partner findest du hier.
American Express Gold Card aus Metall und American Express Gold Rose Card aus Metall Es gelten Bedingungen: Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 6.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u.a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 40.000 Membership Rewards Punkten. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
American Express Card Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
American Express Blue Card Dein einmaliges Startguthaben über 25 Euro wird dir nach erfolgtem Kartenumsatz von mindestens 1200 Euro (nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) auf dein Kartenkonto gutgeschrieben. Für Startguthaben-Aktivierungen ab dem 01.09.2024 gilt ein neuer Mindestkartenumsatz von 1.200 Euro. Die Kartenumsätze von insgesamt 1200 Euro müssen in den ersten 6 Monaten nach Kartenerhalt erfolgen.
Es gelten weitere Bedingungen: Nach erfolgreicher Kartenaktivierung über Web, App oder Telefon musst du deine Amex Blue Card innerhalb deines Online-Kartenkontos oder der Amex App für das Angebot registrieren. Das Angebot ist dort jeweils ca. 7 Tage nach Kartenerhalt im Amex Offers Bereich zu finden. Die Kartenaktivierung und die Registrierung für das Angebot müssen innerhalb von 4 Wochen nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben zu qualifizieren. Im Angebotszeitraum kannst du das Startguthaben in der Regel innerhalb von 5 Werktagen nach Erfüllung der Angebotsvoraussetzungen in deinem Online-Kartenkonto sehen. Stornierungen oder Rückerstattungen von Transaktionen, die die Höhe der Ausgaben reduzieren bzw. keine Ausgaben bedeuten, können zum Verlust des Startguthabens führen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
¹Kostenlos bezieht sich auf den dauerhaften Entfall der Jahresgebühr. Im Rahmen der Kartennutzung können Entgelte gemäß AGB anfallen. Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen und Gebühren, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes entnehmen.
PAYBACK American Express Karte Für die erfolgreiche Ausstellung der Karte erhältst du 2.000 PAYBACK Extra°Punkte. Die Punkte werden dir über PAYBACK auf dein PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Die Punktegutschrift erfolgt ca. 4 bis 6 Wochen nach Kartenausstellung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer deutschen PAYBACK Karte von American Express® registriert waren. Nach der monatlichen Kartenabrechnung werden alle im Abrechnungsmonat gesammelten Punkte über American Express (Willkommenspunkte und Umsatzpunkte für den Einsatz der Karte) kumuliert deinem PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
Business Platinum Card Nach Belastungen mit deiner Business Platinum Hauptkarte und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 10.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 3 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 50.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Zusätzlich bekommst du nach Belastungen mit deiner Karte von mindestens 15.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb des 4. bis 6. Monats nach Kartenerhalt eine Gutschrift in Höhe von 15.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die erste Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 3 Monate und die zweite Gutschrift nach Ablauf der ersten 6 Monate mit der jeweils nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren. Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
Business Gold Card Nach Belastungen mit deiner Business Gold Karte und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 5.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 3 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 40.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 3 Monate mit der nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren. Die Gutschrift kann nicht ausgezahlt werden, sondern kann nur mit weiteren Kartenbelastungen verrechnet werden.Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
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