Wie Unternehmen mit vPayment mühelos komplexe Zahlungsvorgänge meistern

Komplexen Zahlungs- und Geschäftsprozessen fehlt es oftmals an Transparenz. Hier setzt die virtuelle Zahlungslösung vPayment von American Express® an: Jede Transaktion wird mit einer “Einmal”-Kreditkartennummer versehen. Das erhöht die Sicherheit – aber Ausgaben lassen sich so auch leichter zuordnen und kontrollieren. vPayment lässt sich überall dort einsetzen, wo auch American Express Kreditkarten akzeptiert werden. Nachfolgend erfahren Sie, worin die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der virtuellen Bezahllösung liegen.

Das ist vPayment

Hinter vPayment verbirgt sich ein Portal zum Erstellen von einmaligen Kreditkartennummern, die bequem bei allen American Express Akzeptanzstellen eingesetzt werden können. Sie bestimmen bei der Erstellung der virtuellen Karte lediglich Betrag, Zeitraum der Nutzungsmöglichkeit und die für Sie wichtigsten Referenzen, was Ihnen später die Buchhaltung erleichtert.

Anders als bei den bisher genutzten Abteilungskreditkarten sind die virtuellen Karten nicht namensbasiert, die Verantwortung der Rechnungsbeschaffung bleibt somit nicht an einer Person hängen. Durch die optionalen Referenzfelder können Sie direkt die Namen der Buchenden hinterlegen.

Zahlreiche Vorzüge: Das macht vPayment aus

American Express vPayment zeichnet sich durch zahlreiche Vorteile aus, die im unternehmerischen Alltag hilfreich sein können. Dieses Produkt sticht besonders in folgenden Punkten heraus:

Sicherheit

Mit der generierten einmaligen Kreditkartennummer wird die Sicherheit bei Transaktionen erhöht. Virtuelle Karten statt physischer reduzieren das Betrugsrisiko, zudem sind Ausgaben nur begrenzt, beziehungsweise im vorher abgesteckten Rahmen möglich.

Das ist unter anderem dann hilfreich, wenn Einkäufe bei neuen und unbekannten Händlern oder Lieferanten abgesichert werden sollen. Auch die Nachverfolgung der einzelnen Zahlung wird erleichtert: Durch die Vielzahl der optionalen Referenzen können Zahlungen einfacher zugeordnet werden.

Auch ein internes Vier-Augen-Prinzip ist möglich, legen Sie dedizierte “Genehmiger” fest, welche virtuelle Karten ab einer zuvor festgelegten Summe, zur Freigabe gesendet bekommen. Dies erhöht die Sicherheit und erfüllt Ihre firmeninternen Buchungsrichtlinien.

Transparenz

Verfolgen Sie sämtliche Aktivitäten in Echtzeit mit. Sie sehen in Ihrem vPayment Portal alle Informationen zu den virtuellen Karten:

•       Wer die Nummer angelegt, bearbeitet oder gelöscht hat
•       Welche Transaktionen wurden durchgeführt oder stehen noch aus

Ist mal etwas dabei, was Sie nicht zuordnen können, lassen sich die individuellen Transaktionen direkt reklamieren.
Sämtliche Belastungen werden in einer Sammelabrechnung monatlich zur Verfügung gestellt, dazugehörige Abrechnungsdateien mit Ihren Referenzen vereinfachen den Buchhaltungsprozess.

Flexibilität

Erstellung und Verwaltung der virtuellen Zahlungsnummern in Sekundenschnelle. Sie entscheiden stets selbst über den Einsatzbereich und können Ihre Mitarbeiter bei Anschaffungen unterstützen:

•       Legen Sie eine virtuelle Karte für einmalige Transaktionen an
•       Nutzen Sie die Lösung zur Hinterlegung in Buchungsportalen für einen langfristigen Zeitraum
•       Erhöhen Sie die Nutzungssumme oder Zeiträume, sollten Projekte das Budget oder Zeitfenster übersteigen
•       Löschen Sie die Nummer wieder, sollte sich der Bedarf doch erledigt haben

Effizienz

Weil Zahlungsprozesse mit vPayment automatisiert werden können und sich der Transaktionsbericht optimal in bestehende Systeme integrieren lässt, können bei der Buchhaltung Zeit und Arbeitsaufwand eingespart werden.

Der Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert. Unternehmen können mit vPayment zudem von dem verlängerten Zahlungsziel Gebrauch machen und so den Cashflow optimieren.

Kurz und knapp: Die Vorteile im Überblick

•   Erhöhte Sicherheit: Virtuelle Kreditkartennummern erschweren Betrug und Zahlungen lassen sich leichter nachverfolgen
•   Transparenz: Transaktionsberichte liefern alle wichtigen Zahlungsdetails auf einen Blick – Zahlungen können leicht nachverfolgt werden
•   Kontrolle über die Ausgaben: Parameter können vorab für die Zahlungen festgesetzt werden, um unnötige Kosten zu vermeiden – auch Verfügungsrahmen lassen sich aufstellen
•   Cashflow: Aufgrund des verlängerten Zahlungsziels kann der unternehmerische Cashflow optimiert werden
•   Effizienz: Komplexe Zahlungsströme werden über die monatliche Abrechnung simpel zusammengefasst, der Verwaltungsaufwand kann reduziert werden

Praxisbeispiel: Kauf von Software-Lizenzen durch Mitarbeiter:innen

Betriebliche Ausgaben von Mitarbeiter:innen können abteilungsübergreifend mit vPayment gemanaged werden. Da bei Online-Transaktionen meist eine Kreditkarte erforderlich ist, erweisen sich die vPayment Transaktionsnummern als sichere und transparente Wahl.

Die Zahlungen können vorab festgelegt und auf einen bestimmten Betrag, sowie gültigen Zeitraum eingeschränkt werden. Anschließend werden sie in der Monatsabrechnung zusammengefasst und über das verknüpfte Unternehmenskonto zentral abgerechnet (beispielsweise mit verlängertem Zahlungsziel).

Praxisbeispiel: Optimierung komplexer Zahlungsströme

Ein Online-Modehandel vertreibt Überkapazitäten / Nicht-Saison-Ware / Luxus-Einzelstücke großer Modemarken. Sobald ein Privatkunde dort online bestellt und bezahlt, kommt das zwischen Online-Modehandel und dem Luxuslabel zwischengeschaltete American Express vPayment zum Einsatz.

Eine nur für diesen Zweck erstellte Kreditkartennummer sichert die Bezahlung des Luxuslabels. Der Online-Modehandel bezahlt den Zulieferer pro Einzel-Bestellung und kann gleichzeitig durch die Anbindung vom verlängerten Zahlungsziel profitieren.

Auf einer konsolidierten Sammelabrechnung werden die Bestellungen dann monatsweise gegenüber American Express ausgeglichen.

Praxisbeispiel: Ad-hoc Unternehmensausgaben

In Unternehmen können Ausgaben anfallen, die nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zusammenhängen.

Wer bezahlt den Blumenstrauß zum Mitarbeiter-Jubiläum? Wie rechnen wir am besten die Kosten des Bewerbers für die Bahnfahrt ab?

Das sind einige Fragen, die regelmäßig auftauchen. Online-Bestellungen benötigen oft eine Kreditkarte, mit vPayment ist dies gegeben.

Die Kosten werden zentral (nicht einem Mitarbeiterkonto) in Rechnung gestellt, es erfolgt eine konsolidierte Abrechnung mit einem verlängerten Zahlungsziel von 14 Tagen nach Monatsabrechnung, im maximalen Fall also 34 Tage.

Alternative Zahlungslösungen wie Abteilungskreditkarten aus Plastik liegen häufig in Schubladen (schwer zugänglich aus dem Homeoffice) oder können wegen „One-Time-Passcode“ Prozessen nicht zum Einsatz kommen.
Mit vPayment kann für solche Fälle eine Kreditkartennummer generiert werden, die hinsichtlich des Betrags, Zeitraums und Einsatzzweck mit virtuellen Leitplanken versehen werden.

Die Zahlung erfolgt konsolidiert via Monatsabrechnung, verknüpft mit dem Unternehmenskonto.

Für wen eignet sich vPayment besonders gut?

Unternehmen, die ihre Ausgaben besser kontrollieren und Geschäftsprozesse effizienter gestalten möchten, profitieren von vPayment.

Zusammenfassung: Die sichere Zahlungslösung für volle Kostenkontrolle

vPayment stellt eine sichere und besonders flexible Zahlungslösung dar, die vor allem Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern zugutekommt. Sie ermöglicht es, Rahmenbedingungen für die Transaktionen festzulegen und volle Kontrolle über die betrieblichen Ausgaben zu behalten.

Gleichzeitig verhelfen Transaktionsberichte durch die simple Implementierung in bestehende Systeme zu einer vereinfachten Buchhaltung. Mit vPayment können sich Anwender:innen vor unbefugten Ausgaben schützen und von einem optimierten Cashflow durch das verlängerte Zahlungsziel profitieren.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert vPayment von American Express?

Zuvor festgelegte vPayment Nutzer generieren eine 15-stellige virtuelle Zahlungsnummer, dies entspricht einer einmalig existierenden Kreditkartennummer Nummer. Diese Zahlungsnummer kann anschließend bei jeder American Express Akzeptanzstelle eingesetzt werden.

Wie wickle ich wiederkehrende Zahlungen ab?

Sie können vPayment einmalig oder auch wiederkehrend nutzen, hier bietet Ihnen American Express zwei Optionen: Ist der Betrag und Zeitpunkt stets identisch, legen Sie im vPayment Tool wiederkehrende Zahlungen fest und einen Rhythmus (Bsp.: 12,99 € immer am 1. des Monats).

Bei stets abweichenden Summen können Sie eine Summe festlegen, welche die monatlichen Belastungen abdecken kann (Bsp.: 5.000 € und Zeitraum 01.01. – 31.12.).

Was, wenn das festgelegte Budget doch nicht passt?

Sie können die virtuellen Karten immer wieder bearbeiten, solange der Betrag noch nicht aufgebraucht oder das Enddatum (der Karte) überschritten wurde.

Sollten Sie also mal für ein Projekt ein Budget festgelegt haben und merken schon nach kurzer Zeit, dass es etwas knapp berechnet wurde, können Sie den Betrag flexibel, mit wenigen Klicks erhöhen.

Sollten Sie bei dem Betrag mal etwas großzügig gewesen sein, können Sie ihn auch stets nach unten hin anpassen.
Abgerechnet wird seitens American Express nur, was auch ausgegeben wurde.