Office kostenlos optimieren: 7 Apps und Programme für Ihre Büroarbeit

• Kleine Helfer mit großer Wirkung: Diese Apps bereichern Ihren persönlichen Arbeitsalltag 
• Der Scanner in Ihrer Tasche: Office Lens
• Meinungen einholen und wissen, was Ihr Team denkt: Microsoft Forms
• Ihre Aufgaben im Überblick: Microsoft To Do
• Zugriff auf jede Datei von jedem Gerät aus: OneDrive
• Der einfache und sichere Schlüsselbund: Microsoft Authenticator
• Mit diesen Programmen optimieren Sie Ihr Teamwork in Microsoft Office kostenlos
• Aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken: Microsoft Teams
• Das kostenlose digitale Notizbuch: OneNote
• Fazit: Ihr Arbeitsalltag lässt sich mit Office kostenlos und schnell optimieren

Word, Excel, Outlook und PowerPoint sind in keinem Unternehmen aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. In vielen Tätigkeitsfeldern braucht es heute aber mehr als die Klassiker. Dafür steht Unternehmen eine breite Palette an Apps und Tools zu Verfügung, die effizienteres und produktiveres Arbeiten versprechen. Viele davon lassen sich in Microsoft Office kostenlos und einfach integrieren oder sind bereits vorab im Software-Paket enthalten. Erfahren Sie jetzt mehr über die 7 Apps und Programme, die Ihren Alltag in jedem Fall bereichern:

• Office Lens
• Microsoft Forms
• Microsoft To Do
• OneDrive
• Microsoft Authenticator
• Microsoft Teams
• OneNote

Kleine Helfer mit großer Wirkung: Diese Apps bereichern Ihren persönlichen Arbeitsalltag

Wer die eigene Effizienz steigern will, sollte bei den kleinen wiederkehrenden Aufgaben des Arbeitsalltags Anfangen. Zusammengerechnet entpuppen sich diese tatsächlich als echte Zeitfresser. Diese simplen Apps und Programme helfen Ihnen bei der Organisation und der zeitlichen Planung Ihre Büroarbeit:

Der Scanner in Ihrer Tasche: Office Lens

Die handschriftlichen Notizen aus dem Meeting digitalisieren? Quittungen für die Buchhaltungssoftware aufbereiten?

Mit Office Lens gehört der Gang zum Scanner der Vergangenheit an. Der App reicht ein Bild mit Ihrer Handykamera, um innerhalb von Sekunden aus Post-Its, Rechnungen und Visitenkarten PDF-, Word- oder PowerPoint-Dateien zu erstellen. Wer Office Lens nutzt, hält automatisch Ordnung auf seinem Schreibtisch und spart etwas viel Wertvolleres als nur Papier- und Tonerkosten: Zeit.

Auch andere Software-Hersteller bieten Scan-Apps an. Beliebt ist beispielsweise Adobe Scan, dass sich in Microsoft Office kostenlos integrieren lässt und ähnliche Features bietet, wie Office Scan.

Meinungen einholen und wissen, was Ihr Team denkt: Microsoft Forms

Alle Mitarbeiter in einen Raum zu bekommen, um ein Thema zu besprechen und Meinungen auszutauschen ist organisatorisch oftmals schwierig.

Microsoft Forms verschafft hier Abhilfe. Das webbasierte Tool dient der schnellen Erstellung und Auswertung von Umfragen. So lassen sich unkompliziert und schnell Meinungsbilder Ihres Teams abbilden, Abstimmungen durchführen oder auch Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit erstellen.

Das Umfrage-Tool bietet sich aber gerade auch da an, wo Business und Privates zusammentreffen: Schließlich lässt sich auch die Location für die nächste Betriebsfeier oder das passende Datum für den Feierabend-Kick mit Forms schnell abstimmen.

Ihre Aufgaben im Überblick: Microsoft To Do

Auch die beste To Do-Liste hilft Ihnen wenig, wenn sie unbeachtet auf Ihrem Schreibtisch liegt. Mit Microsoft To Do organisieren Sie Ihre To Dos auf dem Smartphone und verlieren so nie den Überblick. Außerdem können Sie sich von der App auch an einzelne Aufgaben erinnern lassen oder gemeinschaftliche Listen mit Ihren Kollegen anlegen.

Zugriff auf jede Datei von jedem Gerät aus: OneDrive

OneDrive ist Microsofts eigene Cloud-Lösung, und dient zur Sicherung Ihrer Dateien und Synchronisation alle Ihrer Geräte. Speichern Sie beispielsweise die Fotos und Videos Ihres Handys in OneDrive können Sie diese jederzeit auch an Ihrem Laptop oder Desktop öffnen und bearbeiten. 5 Gigabyte Speicher sind bei OneDrive selbst ohne Lizenz für Microsoft Office kostenlos und auch die Möglichkeit, ausgewählte Dateien mit Kollegen zu teilen ist in jeder Version geboten.

Der einfache und sichere Schlüsselbund: Microsoft Authenticator

Beim Merken und Verwalten von Passwörtern und Login-Daten verliert man schnell den Überblick. So wichtig die eigene Datensicherheit ist, so anstrengend kann sie auch sein, wenn man mit einer Vielzahl an Programmen und Plattformen arbeitet.
Mit Microsoft Authenticator speichern und verwalten Sie die Passwörter all Ihrer Accounts nicht nur besonders einfach auf Ihrem Smartphone, sondern vor allem besonders sicher. Die App bietet nämlich die Möglichkeit zur Zwei-Faktoren-Authentifizierung. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise festlegen können, einen bestimmten Account nicht nur mit einem Passwort, sondern zusätzlich mit Ihrem Fingerabdruck abzusichern.
Mit Authenticator sparen Sie sich Zeit und Mühe beim Passwort-Management und arbeiten künftig mit einem sicheren Gefühl.

Wer Workflows in Office kostenlos optimieren will, sollte die Apps und Programme einfach bei der eigenen Büroarbeit testen: Nur so lässt sich erfahren, welches Tool der eigenen Arbeitsweise entspricht.

Mit diesen Programmen optimieren Sie Ihr Teamwork in Microsoft Office kostenlos

Gute Arbeit erfordert in vielen Fällen gute Kommunikation. Mit den richtigen Programmen bieten Sie sich und den Mitarbeitern Ihres Unternehmens vielseitige und schnelle Kommunikationskanäle, die nahtloses Teamwork ermöglichen.

Aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken: Microsoft Teams

Teams ist die am schnellsten wachsende Business-Applikation in der Geschichte von Microsoft. Das Geheimnis des Erfolgs: Mit der App können Mitarbeiter nicht nur über Instant Messaging, Gruppen-Chats und Video Calls miteinander kommunizieren, sondern auch wichtige Dateien zentral ablegen. Wer mit Teams arbeitet, verbringt dadurch weniger Zeit in Meetings, ist auch im Home-Office stets auf dem neusten Stand und erspart sich viele E-Mails. Microsoft Teams bietet Ihnen zudem die Möglichkeit externe Gäste einzuladen, selbst wenn diese keine Microsoft Office-Lizenz besitzen.

Das kostenlose digitale Notizbuch: OneNote

Wer seine Gedanken aufschreibt, bevor es an die Ausarbeitung eines Projektes geht, hat es in der Regel später einfacher. In Zeiten der digitalen Zusammenarbeit wirkt das altbewährte Notizbuch aus Papier dafür jedoch etwas umständlich: Immerhin lassen sich Ihre handschriftlichen Ideen nur begrenzt mit all Ihren Kollegen teilen und bearbeiten.

OneNote verschafft da Abhilfe: Die intuitive App lässt Ihnen nicht nur viel Freiraum, um Ihre Ideen abzutippen oder zu skizzieren – Ihre OneNote Notizbücher lassen sich zentral speichern, sodass Ihr komplettes Team darauf Zugriff hat und jederzeit auf dem neuesten Stand ist.
OneNote bietet sich deshalb nicht nur als bloße Ideensammlung und Gedankenstütze an, sondern auch für teamübergreifende To-Do-Listen, Urlaubsübergaben oder Meeting-Protokolle.

Fazit: Ihr Arbeitsalltag lässt sich mit Office kostenlos und schnell optimieren

Alle vorgestellten Programme und Apps sind für Sie höchstens einen Download entfernt, kostenlos und benötigen nur wenig Einarbeitungszeit. Motivieren Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter die Tools zu testen: Welches davon Ihrem Unternehmen am meisten dienlich ist, erfahren Sie nämlich nur in der Praxis.