Freelance Guide: Freie Mitarbeiter für deine Projekte finden

1. Kapazität und Expertise – was freie Mitarbeiter dir bieten können
2. Fundiertes Fachwissen – wie du die Fähigkeiten von Freelancern bewerten solltest
3. Workflow Setup – wie du Projekte mit Freelancern planst
4. Social Skills – wie du freie Mitarbeiter in dein Kernteam integrierst
5. Social Skills – wie du freie Mitarbeiter in dein Kernteam integrierst

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Für die kommenden Monate sind deine Auftragsbücher prall gefüllt, deine Kapazitäten sind voll ausgelastet und dann gewinnst du einen neuen großen Kunden – herzlichen Glückwunsch, dein eigener Erfolg wird zur Herausforderung.

Dein Team kurzfristig mit Freelancern und freien Mitarbeitern aufzustocken, ist in so einem Fall die schnellste Lösung. Um die Zusammenarbeit zu einem Erfolg zu machen, solltest du jedoch schon im Vorhinein folgende Fragen beantworten können:

• Was genau können dir freie Mitarbeiter bieten?
• Wie bewertest du die Fähigkeiten von Freelancern?
• Wie wirst du Projekte mit Freelancern planen?
• Wie wirst du Freelancer in dein Kernteam integrieren?
• Wo findest du die richtigen Freelancer?

Kapazität und Expertise – was freie Mitarbeiter dir bieten können

Bevor du Freelancer suchst, solltest du genau wissen, wofür genau du mehr Manpower benötigst. Brauchst du freie Mitarbeiter, die bei Engpässen ähnliche Aufgaben wie dein Kernteam erledigen oder suchst du jemanden, der die Expertise deines Unternehmens erweitert?

Während du im ersten Fall sehr genau briefen und dem Freelancer alles an die Hand geben kannst, was er für die Erledigung seiner Aufgabe benötigt, musst du im zweiten Fall erst einmal deine eigenen Erwartungshaltungen definieren und mit potenziellen Kandidaten erörtern, was überhaupt möglich ist.

Dabei kann sich schnell herausstellen, dass dein Projekt komplexer ist, als du dachtest oder dass es schlichtweg länger dauern wird – deshalb solltest du bei der Suche hier definitiv mehr Zeit für Vorabgespräche einplanen.

Fundiertes Fachwissen – wie du die Fähigkeiten von Freelancern bewerten solltest

Das Hauptkriterium für die Auswahl eines Freelancers ist die fachliche Eignung. Diese zu bewerten, läuft ganz ähnlich ab wie in einem normalen Bewerbungsprozess – ausschlaggebend sollte für dich sein:

• Wie sich der Freelancer auf deine Anfrage oder deine Ausschreibung meldet.
• Welche Erfahrung er auf dem Gebiet mitbringt.
• Welche Referenzen er vorweisen kann.

Suchst du nach jemandem, der für einen gewissen Zeitraum eng mit deinem Kernteam zusammenarbeiten wird, spielt darüber hinaus ein anderer Faktor eine wichtige Rolle: soziale Kompetenz. Schließlich nützt auch der beste Experte zum günstigsten Preis wenig, wenn er ungewollte Unruhe in ein ausgelastetes Team bringt. Um etwaige Kandidaten hinsichtlich der zwischenmenschlichen Fähigkeiten bewerten zu können, ist ein persönliches Gespräch nach wie vor der beste Weg.

Workflow Setup – wie du Projekte mit Freelancern planst

Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, desto mehr gibt es zu managen – sind einige davon freie Mitarbeiter, kommen noch zusätzliche Herausforderungen im Projektmanagement dazu.

Zuerst muss sichergestellt werden, dass das Projekt innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz eines Freelancers aufgesetzt wird. Wer beispielsweise Freelancer über einen längeren Zeitraum ähnlich wie interne Mitarbeiter behandelt, läuft Gefahr, unbewusst zu Scheinselbständigkeiten beizutragen. Das kann zu rechtlichen Folgen für Auftraggeber und -nehmer führen.

Zu den Vorgaben des Gesetzgebers (hier spielt neben dem Arbeitsrecht auch die Datenschutz-Grundverordnung eine Rolle) kommen in vielen Fällen noch interne Compliance-Anforderungen, die beachtet werden müssen.

Darüber hinaus ist vorausschauendes Planen bei der Zusammenarbeit mit Freelancern besonders wichtig. Ein einfaches Beispiel ist der Freelance-Fotograf, der Portraits all deiner Mitarbeiter anfertigen soll: Wird der für einen Tag mitten in den Sommerferien gebucht, wenn ein großer Teil deiner Belegschaft im Urlaub ist, kann er – obwohl er die schönsten Bilder macht – seinen Auftrag nicht erfüllen. Den vollen Tagessatz wird er aber dennoch berechnen – und das vollkommen zu Recht.

Für Projektmanager bedeutet das, abschätzen zu müssen, zu welchem Zeitpunkt des Projektverlaufs der Einsatz eines Freelancers unabdingbar und effizient ist und zu welchem nicht. Da das aber nicht nur deine interne Planung betrifft, sondern auch die des Freelancers, solltest du frühzeitig und offen über Verfügbarkeiten und Vorlaufzeiten sprechen.

BLOCKQUOTE: Zwischen Auftraggeber und Freelancer entstehen oftmals langjährige Geschäftsbeziehungen: Der Blick von außen – den freie Mitarbeiter mitbringen – hat in vielen Fällen einen erheblichen Mehrwert.

Social Skills – wie du freie Mitarbeiter in dein Kernteam integrierst

In jedem Fall musst du deine fest angestellten Mitarbeiter auf den Einsatz des Freelancers vorbereiten. Wie viel Arbeit das für dich bedeutet, ist abhängig von deinem Unternehmen, deinem Team und deiner Arbeitskultur. Während sich manche Teams über jeden neuen Impuls von außen freuen, werden in anderen aus Furcht vor vermeintlicher Konkurrenz imaginäre Wände hochgezogen.

Oftmals hat das wenig mit Boshaftigkeit zu tun, sondern mit unzureichender Kommunikation: Zeigst du allen Projektbeteiligten die klar definierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Freelancers auf, sollte sich auch niemand auf den Schlips getreten fühlen.

Perfect Match – wo du die passenden Freelancer findest

Das Angebot an Freelance-Dienstleistungen reicht von den oben genannten Mitarbeiterportraits für deine Website bis zum Rhetorik-Workshop für deine Geschäftsleitung – rein theoretisch kannst du bei jeder Aufgabe Experten von außen hinzuziehen. Wo findest du aber die passenden Freelancer für deine offenen Aufgaben?

Einerseits bietet das eigene berufliche Netzwerk in der Regel Möglichkeiten, vielversprechende Kandidaten zu finden: Fragst du beispielsweise deine Geschäftspartner nach Empfehlungen, kannst du davon ausgehen, dass die empfohlenen Freelancer bereits Branchenwissen und -erfahrungen mitbringen. Gleichzeitig erschöpft sich das Angebot im eigenen Umfeld normalerweise relativ schnell.

Falls du also nicht über deine persönlichen Kontakte fündig wirst, lohnt sich der Blick auf die Vielzahl der Freelance-Plattformen, die dir online zur Verfügung stehen. Hierbei wird dir schnell auffallen, dass jede dieser Websites bestimmte Dienstleistungen im Fokus hat – welche davon sich am besten für deine Zwecke eignet, liest du jetzt im Freelance-Plattform-Überblick von Business Trends & Insights.