WICHTIGE INFORMATION
AmexExpense
wird zum 15.10.2024 eingestellt.
Wir bedauern Ihnen mitzuteilen, dass das digitale Abrechnungstool für Ihre Buchhaltung AmexExpense zum 15.10.2024 eingestellt wird.
Leider mussten wir feststellen, dass AmexExpense den Bedürfnissen unserer Kund:innen nicht gerecht wurde. Aus diesem Grund haben wir entschieden, diesen Dienst nicht länger zur Verfügung zu stellen. Wir arbeiten bereits an einer Lösung zum Thema digitales Rechnungsmanagement. Wir werden Sie dazu in den nächsten Wochen informieren.
Ab Dienstag, den 15.10.2024 werden die Daten aus AmexExpense gelöscht und ein Login wird nicht mehr möglich sein. Bitte sichern Sie daher bis Montag, den 14.10.2024 Ihre relevanten Daten, indem Sie diese aus AmexExpense exportieren.
DATEN SICHERN
2. Alle relevanten Daten sichern.
NICHT VERGESSEN
3. Ab dem 15.10.2024 ist ein Login nicht mehr möglich.
Setup des Unternehmens: Als Hauptkarteininhaber:in/Administrator:in können Sie das Unternehmen in wenigen Schritten hier registrieren.
Nach Finalisierung des Set-ups kann der/die Administrator:in zwischen dem Adminmodus (Organisation) und dem Benutzermodus (private Ansicht) wechseln:
- Der Adminmodus wird für die Organisation und die Überwachung des Unternehmenszugangs genutzt.
- Im Benutzermodus können Administrator:innen und Benutzer:innen ihre Ausgaben verwalten.
Sie brauchen Hilfe? Hier können sie eine kurze Anleitung zum Set-up des Unternehmens runterladen.
Mit dem DATEV Buchungsdatenservice können Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder komfortabel von AmexExpense über die DATEV-Cloud an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen übertragen werden. Außerdem ist ein Export der Reports als PDF oder in Excel möglich.
Sobald Ihr Unternehmen angelegt ist, kann der/die Hauptkarteninhaber:in oder Administrator:in ein Benutzerkonto für Sie einrichten. Sie erhalten dann per E-Mail eine Einladung zu AmexExpense. Falls Sie noch keine Einladung bekommen haben, wenden Sie sich an den/die Administrator:in in Ihrem Unternehmen.
Sie finden die AmexExpense App entweder im App Store oder bei Google Play.
Die Desktop-Version von AmexExpense funktioniert in den meisten Browsern, aber am besten ist es, die jeweils neueste Version von Google Chrome, Apple Safari oder Microsoft Edge zu verwenden. Bei der Nutzung von AmexExpense über den Internet Explorer können Probleme auftreten. In diesem Fall empfehlen wir die Verwendung eines anderen Browsers.
Sie können Ihr Passwort einfach im Bereich „Einstellungen“ innerhalb der privaten Ansicht Ihres Kontos ändern. Klicken Sie hier auf die Option „Passwort ändern“.
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie bei der Anmeldung auf den Button „Passwort vergessen“.
Wenden Sie sich bei Fragen gerne an unseren American Express Kundenservice – die Kontaktdaten finden Sie unter www.americanexpress.de/kontakt
So stellen Sie die Verbindung zwischen AmexExpense und Ihrem DATEV Konto her: Hier finden Sie eine detailiierte Anleitung.
DATEV: Kostenfreien, telefonischen Einrichtungstermin buchen www.datev.de/partner-onboarding
www.datev.de/hilfe/…
0904346 - Leistungsbeschreibung DATEV Buchungsdatenservice, Art.-Nr. 91000
1007329 - DATEV-Datenservices Rechnungswesen als Kanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten
1022677 – MyDATEV Mandantenregistrierung für Unternehmen: DATEV-Cloud-Anwendungen selbst in Betrieb nehmen
1008036 - DATEV Buchungsdatenservice: Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum perDATEV-Format holen
1018840 - Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen
1080654 – Erste Schritte DATEV SmartLogin
1020066 – Bereitgestellte Buchungsdaten und Stammdaten können nicht abgerufen werden
1004055 – Mandantengenutzte Beraternummer löschen1021087 – DATEV Buchungsdatenservice kündigen
Service-Video: Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format holen (Link auch im Dokument 1008036)
DATEV-Shop, Artikel-Nummer: 91000
Zur Nutzung des DATEV-Cloud-Services hat DATEV insbesondere an die Autorisierung einige Vorgaben, die bei der Nutzung der Datenservices erfüllt sein müssen. Die Bestellung der Schnittstelle DATEV Buchungsdatenservice sowie der Authentifizierungsmedien erfolgt generell über die Steuerkanzlei. Um den DATEV Buchungsdatenservice in Amex nutzen zu können, reichen die Amex-Zugangsdaten allein nicht aus. DATEV erwartet aus Sicherheitsgründen eine zweite Autorisierung.
Autorisierung Mandanten:
Mandanten können sich per Smartphone (über den DATEV SmartLogin) autorisieren. Das hat den Vorteil, dass auch Mac-User die Datenservices nutzen können. Alternativ können sich Ihre Mandanten auch über den DATEV-mIDentity-Stick authentifizieren. Voraussetzung für den Stick ist jedoch, dass mit Windows und dem Internet Explorer ab Version 9 gearbeitet wird.
Voraussetzungen aufseiten der Steuerkanzlei
Die Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV. Die Kanzlei bestellt den Datenservice für Ihren Mandanten über die MyDATEV Mandantenregistrierung www.datev.de/hilfe/1007329 aus dem DATEV Arbeitsplatz heraus. Dort werden für den Mandanten die Schnittstelle DATEV Buchungsdatenservice und notwendige Zugangsmedien bestellt, Rechte vergeben und ein Beleg online-Bestand angelegt.
Sollte Ihre Steuerberatungskanzlei Hilfe bei der Einrichtung benötigen, kann diese gerne über www.datev.de/partner-onboarding bei der DATEV einen kostenfreien Telefontermin buchen.
Nachdem die Bestellung bei der DATEV erfolgt ist, stimmen Sie dann im AmexExpense Tool dem Datentransfer zu, und American Express kann Ihre Daten zu DATEV exportieren. Eine Bestellung und Einrichtung ist durch den Steuerberater und deren Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft, welche ein DATEV-Rechnungswesen-Programm nutzen,möglich.
Informationen und Voraussetzungen zur Bestellung durch die Kanzlei finden sie unter www.datev.de/hilfe/1007329
Informationen und Voraussetzungen zur Bestellung durch den Mandanten finden sie unter www.datev.de/hilfe/1022677
In DATEV Unternehmen online muss mindestens ein Bestand Belege online angelegt sein sowie die entsprechenden Rechte in der DATEV Rechteverwaltung online. Es reicht aus, wenn dieses bei der Kanzlei angelegt ist. In diesem Fall muss der Mandant nicht zusätzlich einen DATEV Unternehmen online Vertrag haben.
Sie können mit dem AmexExpense Tool Ihre eigenen Ausgabekategorien und Konten anlegen, unabhängig davon, welchen Kontenrahmen Sie nutzen. Je nach verwendeter Ausgabenkategorie bzw. Kontentyp (z. B. Aufwandskonten oder Umsatzsteuer-Konten) muss lediglich die Anzahl der Ziffern berücksichtigt werden. Voreingestellt ist der SKR03, in dem die Konten vier Ziffern haben.
Eine Bestellung und Einrichtung ist durch den Steuerberater und deren Mandanten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft, welche ein DATEV-Rechnungswesen-Programm nutzen,möglich.
Informationen und Voraussetzungen zur Bestellung durch die Kanzlei finden sie unter www.datev.de/hilfe/1007329
Informationen und Voraussetzungen zur Bestellung durch den Mandanten finden sie unter www.datev.de/hilfe/1022677
Nachdem der komplette Bestell- und Registrierungsprozess erfolgt ist, können Sie sofort Reports an DATEV übermitteln. Weitere Informationen finden sie unter dem Punkt Wie kann ich den DATEV Buchungsdatenservice nutzen und welche Voraussetzungen gibt es?
Im Servicevideo zum DATEV Buchungsdatenservice wird gezeigt, wie man Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format holt. Hier finden Sie das Servicevideo auf Youtube oder auf der DATEV-Website.
Weitere Anleitungen finden Sie im Dokument 1008036.
Bitte beachten Sie: Beim Einlesen und Verarbeiten der Daten in DATEV-Rechnungswesen müssen Sie im letzten Screen bei „Stapel bei der Verarbeitung zusammenfassen“ ein Häkchen setzen.
Ja, Sie können in den Einstellungen von AmexExpense die Ausgabenkategorien und den Kontenrahmen im gewohnten DATEV-Format anlegen. Die/Der Administrator:in entscheidet beim Monatsabschluss, ob die Unternehmensausgaben in Form eines Reports intern verwendet werden, oder ob sie auch DATEV zur Verfügung gestellt werden.
Business Gold Card oder Business Platinum Card Inhaber:innen müssen beim Setup des AmexExpense Tools dem Datenaustausch mit DATEV zustimmen und die technische Verbindung herstellen. Danach muss die/der Administrator:in die entsprechenden Reports zum Versand freigeben. Ist eine automatische Übertragung zu DATEV gewünscht, kann dies durch den Administrator:in in den Einstellungen angepasst werden:
Schritt 1: Einstellungen - Ausgabenmangagement – Integration DATEV Online Accounting - Bearbeiten
Schritt 2: "Prüfungsmodus benutzen" - Auswahl deaktivieren
Mit der Schnittstelle DATEV Buchungsdatenservice können Sie alle Unternehmensausgaben und Belege an DATEV übertragen. Die mit Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Kostenstellen befüllten Ausgabekategorien übertragen Sie in Form eines Reports.
In den DATEV-Rechnungswesen-Programm werden automatisch fertige Buchungssätze erzeugt und die Belegbilder werden in DATEV Unternehmen online abgelegt. Die digitalen Belegbilder sind in den DATEV-Rechnungswesen-Programm zudem bereits über die Buchungssätze verlinkt. Mit AmexExpense können Sie Ihre Reports schnell und einfach an DATEV senden. Der DATEV Belegtransfer ist damit nicht mehr notwendig.
Ja. Ihr Unternehmen kann bis zu drei Genehmigungsstufen in AmexExpense einrichten.
Der Kostenrahmen SKR03 ist voreingestellt. Sie können auch Ihren eigenen Kostenrahmen in einer CSV-Datei hochladen oder einzelne Konten anpassen.
Laden Sie die verfügbare CSV-Datei herunter. Kopieren Sie die ersten beiden Spalten Ihres DATEV-Kontenplans (Nummer und Beschreibung) in die CSV-Datei und laden Sie die Datei im Anschluss wieder hoch.
Ja, die/der Administrator:in sendet die Daten jeden Monat an DATEV.
Reports stehen als PDF oder im CSV-Format zur Verfügung.
Nur Administrator:innen sind berechtigt, die Synchronisierung mit DATEV und den Versand auszuführen.
Die Daten sind nach dem Versand des Reports sofort in DATEV verfügbar.
Die/Der Administrator:in entscheidet, wann die Daten bzw. der Report versendet werden.
Gehen Sie als Administrator:in in die Organisationsansicht und hier in die Einstellungen. Im Ausgabenmanagement sind die Ausgabenkategorien angegeben. Durch Anklicken der einzelnen Kategorien öffnet sich ein Fenster, in dem das passende Konto bestimmt werden kann. Bitte beachten Sie die Zuordnung des korrekten Steuersatzes; das Häkchen in der Checkbox darf allerdings nicht gesetzt sein.
Überprüfen Sie das Datum der Rechnung im Report und stellen Sie sicher, dass es mit den Einstellungen im Tab „Integrationen“ im Administrationsmodus im Einklang ist.
Prüfen Sie ob die Voraussetzungen wie im Punkt: Wie kann ich den DATEV Buchungsdatenservice nutzen und welche Voraussetzungen gibt es? erfüllt sind.
Alle Ausgaben Ihres Unternehmens, die Sie in AmexExpense erfasst haben, können Sie an DATEV senden. Bitte richten Sie dafür die gewünschten Zahlungsmethoden in den Einstellungen unter dem Reiter „Integrationen“ ein.
Bitte überprüfen Sie, ob Sie dem Datentransfer im AmexExpense Tool zugestimmt haben und die Verbindung zu DATEV erfolgreich hergestellt wurde. Prüfen Sie zudem, ob Sie alle benötigten Einstellungen vorgenommen haben. In der Menüleiste auf der linken Seite darf kein rotes Dreieck sichtbar sein.
Voraussetzung für den Datenaustausch mit DATEV ist, ein Authentifizierungsmedium (DATEV SmartLogin / DATEV SmartCard) mit entsprechenden Rechten. Weitere Informationen finden Sie unter dem Punkt: Wie kann ich den DATEV Buchungsdatenservice nutzen und welche Voraussetzungen gibt es?