Was ist ein Workshop?
Ein Workshop ist eine interaktive Veranstaltung oder Arbeitssitzung mit einer zeitlichen Begrenzung. Dabei wird ein Thema gemeinsam und gleichzeitig von verschiedenen Personen bearbeitet. Diese können aus einem eingespielten Team kommen, aber auch aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens – oder von außerhalb.
Immerhin kann es auch Sinn machen, freie Mitarbeitende, Kund:innen oder Subunternehmer:innen in die Ideenentwicklung und Lösungsfindung miteinzubeziehen. Das Ziel? Am Ende der Arbeitssitzung soll ein für alle Beteiligten nachvollziehbares Ergebnis stehen.
Warum Ihr Unternehmen einen Workshop gestalten sollte
Für Ihr Unternehmen lohnt es sich aus verschiedenen Gründen, einen Workshop zu gestalten. In erster Linie steht eine zielgerichtete Problemlösung oder Ideenentwicklung im Vordergrund. Dabei werden die verschiedenen Perspektiven der Teilnehmenden sowie die Umsetzbarkeit von Ideen in der Praxis berücksichtigt. Weitere Vorteile sind:
- Verbesserung von Teamarbeit und -kommunikation
- Erweiterung von Kompetenzen, Kenntnissen und Fähigkeiten
- Entwicklung und Umsetzung neuer Konzepte
- Förderung von Kreativität und Innovation der Teilnehmenden
- Erfahrungsaustausch, Wissensvermittlung und Transparenz
Workshop planen: 6 Tipps für eine erfolgreiche Präsenzveranstaltung
Was alles gilt es bei einem Präsenz-Workshop in puncto Planung und Durchführung zu berücksichtigen? Mit den folgenden 6 Tipps sind Sie bestens gewappnet, um eine erfolgreiche Arbeitssitzung zu organisieren und durchzuführen:
1. Definieren Sie übergeordnete Ziele
Formulieren Sie zu Beginn der Vorbereitung klare Hauptziele für den Workshop, die erreicht werden sollen. Definieren und kommunizieren Sie diese möglichst präzise, sodass alle Teilnehmenden die gleichen Ziele vor Augen haben. Die übergeordneten Ziele hängen davon ab, was Ihr Unternehmen mit der Arbeitssitzung erreichen möchte:
Dreht sich die Arbeitssitzung um die Entwicklung eines Konzepts für die Vermarktung eines neuen Produkts? Liegt der Schwerpunkt auf der Förderung der Teamarbeit oder Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation? Oder steht beispielsweise reine Wissensvermittlung im Vordergrund?
2. Sorgen Sie für eine angenehme Ankunft
Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für Workshops. Darum sollten Sie sich um eine angenehme Ankunft der Teilnehmenden bemühen. Diese Phase macht einen maßgeblichen Teil der Grundstimmung aus. Hierbei gilt es mehrere Punkte zu beachten:
1. Pünktlichkeit: Sie wollen sicherstellen, dass alle Beteiligten rechtzeitig eintreffen? Dann sollten Sie im Vorfeld jeder Person klare Informationen zum Veranstaltungsort, zur Anfahrt und zu den Parkmöglichkeiten bereitstellen.
2. Ordnung: Ordnung strahlt Ruhe und Professionalität aus. Sie können im Voraus Ordnung schaffen, indem Sie alle Materialien und Unterlagen aufräumen sowie ausreichend Tische und Stühle bereitstellen. Ebenfalls sollten Sie für eine gute Beleuchtung und angenehme Raumtemperatur sorgen. Denken Sie auch daran, allen Beteiligten vorab die wichtigsten Materialien zur Verfügung zu stellen. So kann sich jede:r Gedanken zum Thema machen und ist bestens vorbereitet, um aktiv an der Arbeitssitzung teilzunehmen.
3. Orientierung: Schaffen Sie Orientierung, indem Sie den Workshop-Raum und die Plätze der Beteiligten deutlich markieren. Denken Sie auch an eine gute Verpflegung. Je nach Dauer der Arbeitssitzung variiert die Größe des Buffets – bei einem Ganztagsworkshop sollten Sie auch ein Mittagessen mit einplanen.
3. Erstellen Sie einen Zeitplan
Eine gute Planung ist die halbe Miete. Nehmen Sie sich also ruhig die Zeit, die einzelnen Programmpunkte des Workshops sorgfältig durchzugehen, sodass kein Punkt vergessen wird. Stellen Sie dann einen detaillierten und flexiblen Zeitplan auf:
Planen Sie genügend Zeit inklusive Puffer für die einzelnen Programmpunkte ein. Schließlich kann es passieren, dass ein Punkt länger dauert als ursprünglich geplant oder unvorhergesehene Probleme aufgrund der Technik auftreten. Denken Sie in Ihrem Zeitplan auch an regelmäßige Pausen. Stellen Sie den Plan im Workshop-Raum gut sichtbar auf, sodass alle Beteiligten jederzeit nachlesen können, welcher Programmpunkt als Nächstes ansteht.
4. Sorgen Sie für genügend Interaktivität
Ein Workshop lebt von Interaktivität und sollte nicht nur aus Vorträgen und Präsentationen bestehen. Schaffen Sie also in jedem Programmpunkt genügend Raum für interaktive Elemente wie Gruppenarbeiten, Rollenspiele, Diskussionsrunden oder Q&As. Dies erhöht den Lerneffekt aller Mitarbeitenden, fördert die Gruppendynamik und erleichtert das Themenverständnis.
5. Visualisieren Sie die wichtigsten Ergebnisse
Wenn Sie einen Workshop planen, sollten Sie sich umfassende Gedanken um die Visualisierung der Erkenntnisse machen. Eine gute Visualisierung trägt dazu bei, dass sich die Teilnehmenden die Ergebnisse leichter einprägen können.
Nutzen Sie hierfür zum Beispiel Flipcharts, Whiteboards oder Mindmaps. Ermutigen Sie die Teilnehmenden dazu, ihre Erkenntnisse optisch darzulegen. So entsteht ein lebendiger Workshop, bei dem jede Person eigene Gedanken und wertvolles Wissen in die Ergebnisrunde einbringt.
Workshops sind ein nützliches Instrument für Unternehmen, um neue Ideen zu erarbeiten, auszuwerten und die besten davon weiterzuentwickeln.
6. Benutzen Sie die passende Technik
Machen Sie von Technologien wie Online-Tools oder Apps Gebrauch, um Ihre Arbeitssitzung ansprechender zu gestalten. Beispielsweise können Sie Umfragen oder Abstimmungen mithilfe von digitalen Tools wie Mentimeter einfach und schnell durchführen. Ebenfalls praktisch ist die Verwendung von Präsentationstools, die es der Gruppe ermöglichen, gemeinsam an einem Vortrag zu arbeiten.
Testen Sie vor Beginn des Workshops, ob die ausgewählten Anwendungen zuverlässig funktionieren und ob alle Beteiligten Zugang zu diesen haben. Sorgen Sie auch für eine stabile Internetverbindung, um Zeitverzögerungen im Zeitplan zu vermeiden.
Nun wissen Sie, wie man einen Workshop vorbereitet – aber wie macht man eigentlich …?
Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Brandbook bis Marktanalyse – hier finden Sie eingängige How-tos, wertvolle Insights und nützliche Tipps.
- Wie mache ich eine Umsatzprognose?
- Wie mache ich einen Elevator Pitch?
- Wie mache ich einen Businessplan?
- Wie gründe ich ein Subunternehmen?
- Wie mache ich eine Marktanalyse?
- Wie mache ich eine Wettbewerbsanalyse?
- Wie mache ich einen Budgetplan?
- Wie mache ich eine SWOT-Analyse?j
- Wie mache ich ein Briefing?
- Wie mache ich eine Employer-Branding-Strategie?
- Wie mache ich ein Brandbook?
