Definition Briefing
Unter dem Begriff Briefing versteht man eine Kurzanweisung vor einem Projektstart. Hierbei werden die wichtigsten Informationen für eine bestimmte Aufgabe besprochen, darunter die Problemstellung, Ziele, Zielgruppen, To-dos, das Timing und Budget sowie die Vorstellungen und Wünsche für das Projekt. Die Kurzanweisung soll sicherstellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis vom Projekt und dessen Aufgaben haben. Denn nur so können alle auf Basis derselben Vorgaben und Informationen zielgerichtet arbeiten.
Was ist ein Re- und Debriefing?
Neben Briefings empfiehlt es sich im Unternehmensalltag, bei Projekten auch Re- und Debriefings durchzuführen. Beim Rebriefing handelt es sich um einen Informationsaustausch, der einige Zeit nach dem Briefing stattfindet. Hierbei werden die wichtigsten Punkte rund um ein Projekt noch einmal besprochen und offene Fragen geklärt, um Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden.
Beim Debriefing hingegen findet eine Nachbesprechung des Projekts nach dessen Abschluss statt. Ziel des Debriefings ist es, wertvolle Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen des Projekts zu gewinnen und daraus Optimierungsmaßnahmen für zukünftige Projekte abzuleiten.
Internes und externes Briefing: Das sind die Unterschiede
Briefings können sowohl extern als auch intern stattfinden. Externe Briefings sind an externe Dienstleister wie etwa (Marketing-)Agenturen gerichtet, die ein Projekt umsetzen sollen. Es kann sich beispielsweise um ein Projekt zur Erstellung einer Werbekampagne handeln.
Ein internes Briefing hingegen findet innerhalb des eigenen Unternehmens statt und richtet sich an alle Mitarbeitenden, die an einem Projekt beteiligt sind. Ein typisches Beispiel für ein internes Briefing ist die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware.
Das perfekte Briefing erstellen: mit diesen 9 Tipps klappt’s!
Beim Thema Briefing lautet die Devise: kurz und knackig. Aber auch ein solider Aufbau und eine gründliche Vorbereitung dürfen bei einem guten Briefing nicht fehlen. Wie Ihnen das für Ihre künftigen Projekte gelingt? Mit unseren 9 Tipps sind Sie bestens vorbereitet, um gelungene Briefings zu erstellen! Nehmen wir als Beispiel den Relaunch einer Unternehmenswebsite:
1. Legen Sie die Problemstellung dar und beschreiben Sie die Zielgruppe
Beginnen Sie Ihr Briefing mit einer ausführlichen Beschreibung der Problemdarstellung, die den Bedarf für das Projekt – in diesem Fall den Relaunch – erklärt. Ist Ihre Website beispielsweise veraltet und entspricht nicht mehr den Kundenbedürfnissen? Die Absprungrate ist zu hoch? Auch eine unübersichtliche Navigation oder schlechte Lesbarkeit der Inhalte können zur Problemstellung zählen.
2. Nehmen Sie Ihre Zielgruppe genau unter die Lupe
Beschreiben Sie zunächst möglichst genau, welche Zielgruppe mit dem Projekt erreicht werden soll. Halten Sie die wichtigsten Informationen über diese Zielgruppe fest. Dazu zählen beispielsweise demografische Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Wohnort.
Aber auch Informationen über die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe sind relevant, um die Briefing-Inhalte entsprechend ausrichten zu können. Ebenso wichtig können Angaben über den Kaufentscheidungsprozess oder die Kommunikationskanäle der Zielgruppe sein. Halten Sie zudem die Kernbotschaft fest, die Ihrer Zielgruppe vermittelt werden soll.
3. Stellen Sie Ihr Unternehmen vor
Gerade bei externen Briefings ist es wichtig, dass Sie die Projektbeteiligten über Ihr Unternehmen informieren. Zu den entscheidenden Unternehmensinformationen zählen unter anderem:
- Branche
- Größe
- Konkurrenz
- Vision
- Stärken und Schwächen
- Marktsituation und -positionierung
4. Stellen Sie klar, welche Zielsetzungen verfolgt werden
Einen weiteren wichtigen Teil des Briefings machen die festgelegten Projektziele aus. Das Ziel eines Website-Relaunchs wäre beispielsweise die Erhöhung der Conversion Rate oder der Verweildauer. Formulieren Sie Ihre Ziele klar und messbar, um im Nachgang den Projekterfolg evaluieren zu können. Zum Beispiel könnte ein konkretes Ziel sein, die Absprungrate um 15 % zu senken.
Vergessen Sie nicht, auch Zwischenziele festzuhalten. So können Sie den Projektfortschritt regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
5. Beschreiben Sie das Vorgehen und die Strategie
Zur Erstellung eines vollständigen Briefings zählt auch eine Beschreibung des Vorgehens und der Strategie für das Projekt. Machen Sie sich ausführlich Gedanken, welche Schritte zum Projekt dazugehören und bringen Sie diese in eine sinnvolle Reihenfolge. Nehmen Sie sich auch die Zeit, den Ablauf so detailliert wie möglich darzustellen, damit alle Beteiligten genau wissen, was bei welchem Schritt zu tun ist.
6. Legen Sie Timings fest
Als Nächstes steht die Aufstellung eines Zeitplans im Vordergrund, in dem der voraussichtliche Projektzeitraum angegeben sowie verbindliche Termine und Deadlines festgelegt werden. Berücksichtigen Sie dabei auch eventuelle Abwesenheiten der Projektbeteiligten, etwa durch Urlaube. Bestimmen Sie außerdem, in welchen Zeitabständen eine Berichterstattung, ein Projektaustausch sowie eine Überprüfung der (Zwischen-)Zielerreichung erfolgen soll.
7. Bestimmen Sie einen klaren Budgetrahmen
Ein gutes Briefing zu schreiben, bedeutet auch, vor dem Projektstart das verfügbare Budget zu kennen. Bedenken Sie dabei alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Website-Relaunch Ihres Unternehmens anfallen könnten, wie beispielsweise Design- und Entwicklerkosten oder Hosting-Gebühren. Berücksichtigen Sie auch mögliche unvorhergesehene Kosten und planen Sie regelmäßige Budgetkontrollen ein. Um alle Kosten im Blick zu behalten, sollten Sie einen Budgetplan erstellen.
Nur wer ein vollständiges, qualitativ hochwertiges Briefing schreibt, legt den Grundstein für eine reibungslose Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten.
8. Bestimmen Sie alle Projektbeteiligten und legen Sie Verantwortlichkeiten fest
Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten und ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten klar definiert sind und diese deutlich kommuniziert werden. Berücksichtigen Sie bei der Zusammenstellung des Projektteams die Kompetenzen und Kenntnisse, die für die einzelnen Aufgaben erforderlich sind. So können Sie entsprechend der Mitarbeiter-Skills Arbeitspakete verteilen.
9. Führen Sie regelmäßige Erfolgskontrollen durch
Nach Projektabschluss darf eine Sache nicht fehlen: regelmäßige Erfolgsüberprüfungen, um die Wirksamkeit der Arbeit zu überwachen. Außerdem können Sie durch Überprüfungen frühzeitig Schwachstellen erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Nun wissen Sie, wie man ein gutes Briefing erstellt – aber wie macht man eigentlich …?
Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Wettbewerbsanalyse bis Subunternehmen – hier finden Sie eingängige How-tos, wertvolle Insights und nützliche Tipps.
- Wie mache ich eine Umsatzprognose?
- Wie mache ich einen Elevator Pitch?
- Wie mache ich einen Businessplan?
- Wie gründe ich ein Subunternehmen?
- Wie mache ich eine Marktanalyse?
- Wie mache ich eine Wettbewerbsanalyse?
- Wie mache ich einen Budgetplan?
- Wie mache ich eine SWOT-Analyse?
- Wie mache ich eine Employer-Branding-Strategie?
- Wie mache ich ein Brandbook?
- Wie mache ich einen Workshop?
