Wann muss man eine Proformarechnung erstellen?
Primär dient eine Proformarechnung als Nachweis für den Zoll, um einen Warenwert zu belegen. Folglich kommt sie häufig bei Auslandsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern zum Einsatz – alle Anwendungsfälle für Sie im Überblick:
- Geschenksendungen
- Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit
- Spenden
- Waren, die nicht wiederverkauft werden sollen
- Lieferungen gegen Vorkasse
Wie erstellt man eine Proformarechnung?
Für die Erstellung einer Proformarechnung kann dieselbe Methode wie für die Erstellung normaler Rechnungen angewendet werden. Die meisten Buchhaltungs- oder Fakturierungsprogramme enthalten Proformarechnungsvorlagen. Alternativ können Sie Ihre eigene Proformarechnung in Anwendungen wie Microsoft Word und Google Docs erstellen.
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Primär dient eine Proformarechnung als Nachweis für den Zoll, um einen Warenwert zu belegen.
Wie unterscheidet sich eine Proformarechnung von anderen Rechnungstypen?
Um besser zu verstehen, wie und wo sich eine Proformarechnung in den Verkaufsprozess einfügt, haben wir hier weitere gängige Rechnungsarten für Sie aufgelistet – ein Überblick:
Ausgangsrechnung:
Aus Sicht einer rechnungsstellenden Person wird eine Rechnung als Ausgangsrechnung bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine formelle Zahlungsaufforderung, die gleichzeitig mit oder kurz nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen versendet wird.
Handelsrechnung:
Eine Handelsrechnung ist ein Warenbegleitdokument, das für internationale Sendungen außerhalb der Europäischen Union erstellt wird. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel: Was ist eine Handelsrechnung?
Gutschrift:
Wird eine Ware beschädigt, enthält eine Gutschrift Einzelheiten über eine anteilige oder vollständige Rückerstattung des ursprünglichen Preises oder ein Guthaben, das für künftige Einkäufe verwendet werden kann.
Was muss alles auf einer Proformarechnung stehen?
Die Hauptaufgabe einer Proformarechnung besteht darin, Ihrer Kundschaft Einzelheiten einer geplanten Transaktion aufzuzeigen. Die enthaltenen Informationen ähneln einer herkömmlichen Rechnung.
Der größte Unterschied liegt in der Bezeichnung „Proformarechnung“. Dieser Vermerk ist auf Ihrem Dokument unbedingt erforderlich. Die wichtigsten Posten für Ihre Proformarechnung hier auf einen Blick:
- Rechnungsnummer
- Name, Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
- Name und Anschrift Ihrer Kundschaft
- Unterschrift und Stempel
- Datum der Ausstellung
- Beschreibung der Ware
- Das Brutto- und Nettogewicht sowie das Herkunftsland
- Befindet sich das Ursprungsland der Ware in der EU, ist eine Ursprungserklärung erforderlich.
- Zahlungsbedingungen (Unabhängig davon, ob Ihre Kundschaft in der Proforma-Phase zahlt oder nicht, sollten Sie ihr Anweisungen geben, wie sie zahlen können.)
- Umsatzsteueridentifikationsnummer beziehungsweise die EORI-Nummer. Dies ist Ihre Registrierungs- und Identifikationsnummer für Wirtschaftsbeteiligte.
- Vermerk „Proformarechnung“
Ist eine Proformarechnung rechtsverbindlich?
Auch wenn es sich bei einer Proformarechnung de facto um keine „echte“ Rechnung handelt, sollten Sie eine fehlerhafte Ausstellung vermeiden. Ansonsten drohen Ihnen sowohl bußgeldrechtliche als auch strafrechtliche Konsequenzen.
Proformarechnung: keine offizielle Zahlungsaufforderung, aber trotzdem von Bedeutung
Eine Proformarechnung ist für Sie als Unternehmen von großer Wichtigkeit. Die Gründe haben wir hier nochmal für Sie zusammengefasst:
- Eine Proformarechnung kommt häufig bei Auslandsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern zum Einsatz und dient in erster Linie als Nachweis für den Zoll.
- Das Ziel einer Proformarechnung besteht darin, Ihrer Kundschaft Einzelheiten einer geplanten Transaktion aufzuzeigen.
- Wurde eine Proformarechnung falsch ausgestellt, drohen bußgeldrechtliche sowie strafrechtliche Konsequenzen.
Nun wissen Sie, was eine Proformarechnung ist – aber was ist eigentlich …?
Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Bruttogewinn bis Working Capital – hier finden Sie eingängige Definitionen, hilfreiche Insights und praktische Tipps.
- Was ist der Betriebsgewinn?
- Was ist der Bruttogewinn?
- Was ist Cashflow?
- Was ist Devisenhandel?
- Was ist Dropshipping?
- Was ist Factoring?
- Was ist eine Gewinnmarge?
- Was ist eine Handelsrechnung?
- Was ist Supply Chain Finance?
- Was ist Working Capital und negatives Working Capital?
