Wann ist eine Handelsrechnung erforderlich?
Wurde Ihr Produkt – beispielsweise über Ihren Online-Shop an Ihre internationale Kundschaft außerhalb der EU – verkauft, muss es über den Luft-, Land- oder Seeweg versendet werden. Dafür benötigen Sie eine Handelsrechnung.
Dabei ist die Vollständigkeit von großer Bedeutung, um Verzögerungen zu vermeiden und die Beziehungen zur Kundschaft und zu Zollbehörden aufrechtzuerhalten. In den folgenden Abschnitten gehen wir darauf ein, was Sie auf Ihren Handelsrechnungen angeben müssen, damit der Versandprozess für Sie und Ihre Käufer:innen im Ausland ein Erfolg wird.
Was muss auf einer Handelsrechnung stehen?
Bei der korrekten Ausstellung einer Handelsrechnung gibt es einiges zu beachten. Die Pflichtangaben im Überblick:
- Eine Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
- Der Gesamtwert der Waren.
- Das Ursprungsland der Waren – bedeutet: Informationen darüber, wo die Waren komplett oder teilweise hergestellt wurden. Das Ursprungsland sollte nicht mit dem Land verwechselt werden, aus dem die Waren versendet werden.
- Zolltarifnummer (HS-Code): Mit dieser Nummer können die Zollbehörden erkennen, welche Art von Waren Sie versenden. Außerdem werden mit ihr Zölle und Steuern festgelegt.
- Incoterms: Hierbei handelt es sich um weltweit anerkannte, einheitliche Vertrags- und Lieferbedingungen. Durch sie wird festgelegt, wer während des Versands für das Paket verantwortlich ist.
- Die vollständigen Kontaktdaten – einschließlich Name, Adresse und Telefonnummer der Kundschaft.
- Die Warenmenge, das Brutto- und Nettogewicht sowie die Anzahl und das Gewicht der enthaltenen Produkte.
- Die Verkaufsbedingungen wie der gezahlte Preis, die Zahlungsart, die Währung und etwaige Rabatte oder Zuschläge.
- EORI-Nummer: Dies ist Ihre Registrierungs- und Identifikationsnummer für Wirtschaftsbeteiligte.
Was ist der Unterschied zwischen Handelsrechnung und Proformarechnung?
Sowohl Handelsrechnungen als auch Proformarechnungen werden im globalen Handel verwendet und enthalten häufig die gleichen Informationen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass eine Proformarechnung erstellt wird, bevor die Ware produziert oder versendet wird.
Sie bestätigt den Kaufabschluss sowie die vorläufigen Mengen und Preise der Waren. Außerdem gibt sie der kaufenden Person die Möglichkeit, Rechnungsdetails zu überprüfen, bevor der Kauf getätigt wird.
Eine Handelsrechnung ist ein Warenbegleitdokument, das für internationale Sendungen außerhalb der Europäischen Union erstellt wird.
Im Gegensatz zur Proformarechnung wird die Handelsrechnung ausgestellt, wenn die Waren versendet werden. Sie bestätigt die endgültigen Einzelheiten des Verkaufs. Wenn Sie beispielsweise nicht genügend Waren auf Lager haben, um die gesamte Bestellung zu erfüllen, oder wenn sich der Preis seit der Erstellung der Proformarechnung geändert hat, wird dies in der Handelsrechnung berücksichtigt. In der Handelsrechnung wird auch angegeben, wie die kaufende Person bezahlt und welche Währung für die Transaktion gewählt werden soll.
In welcher Währung sollte eine Handelsrechnung ausgestellt werden?
Unabhängig davon, ob Sie eine Handels- oder Proformarechnung erstellen, setzen Sie sich dem Risiko einer Währungsinflation aus, wenn Sie in einer Fremdwährung fakturieren, etwa in der Landeswährung Ihrer Kundschaft. Sollte der Euro an Wert verlieren, könnten Ihre Waren weniger wert sein als zum Zeitpunkt des Versands. Sie umgehen dieses Risiko, indem Sie all Ihre Handelsrechnungen mit dem Euro als Währung deklarieren.
Handelsrechnung ausstellen: So machen Sie alles richtig
Verkaufen Sie Ihre Ware ins EU-Ausland, benötigen Sie eine Handelsrechnung. Damit Ihnen bei der Ausstellung keine Fehler unterlaufen, haben wir hier das Wichtigste für Sie zusammengefasst:
- Achten Sie bei der Handelsrechnung-Ausstellung darauf, dass relevante Informationen wie die Rechnungsnummer oder Angaben zum Ursprungsland des Produktes enthalten sind.
- Handelsrechnungen und Proformarechnungen unterscheiden sich voneinander: So werden Handelsrechnungen für Waren verwendet, die einen Handelswert haben. Proformarechnungen kommen bei Produkten zum Einsatz, die keinen Handelswert aufweisen.
- Geben Sie in Ihrer Handelsrechnung alle Beiträge in Euro an. So vermeiden Sie finanzielle Einbußen.
Nun wissen Sie, was eine Handelsrechnung ist – aber was ist eigentlich …?
Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Bruttogewinn bis Working Capital – hier finden Sie eingängige Definitionen, hilfreiche Insights und praktische Tipps.
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