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Eine Handelsrechnung ist ein Warenbegleitdokument, das für internationale Sendungen außerhalb der Europäischen Union erstellt wird. Darin wird die empfangende Person dazu aufgefordert, einen bestimmten Betrag für das gelieferte Produkt zu entrichten. Außerdem dient sie als Grundlage für die Zollabfertigung – die Behörden bewerten hier, ob Waren ein- oder ausgeführt werden dürfen und welche zusätzlichen Kontrollen erforderlich sind.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie eine Handelsrechnung aussehen sollte, damit Ihr Versand so reibungslos wie möglich verläuft und warum sie für Ihr Business so wichtig ist.
Wurde Ihr Produkt – beispielsweise über Ihren Online-Shop an Ihre internationale Kundschaft außerhalb der EU – verkauft, muss es über den Luft-, Land- oder Seeweg versendet werden. Dafür benötigen Sie eine Handelsrechnung.
Dabei ist die Vollständigkeit von großer Bedeutung, um Verzögerungen zu vermeiden und die Beziehungen zur Kundschaft und zu Zollbehörden aufrechtzuerhalten. In den folgenden Abschnitten gehen wir darauf ein, was Sie auf Ihren Handelsrechnungen angeben müssen, damit der Versandprozess für Sie und Ihre Käufer:innen im Ausland ein Erfolg wird.
Was muss auf einer Handelsrechnung stehen?
Bei der korrekten Ausstellung einer Handelsrechnung gibt es einiges zu beachten. Die Pflichtangaben im Überblick:
Eine Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
Der Gesamtwert der Waren.
Das Ursprungsland der Waren – bedeutet: Informationen darüber, wo die Waren komplett oder teilweise hergestellt wurden. Das Ursprungsland sollte nicht mit dem Land verwechselt werden, aus dem die Waren versendet werden.
Zolltarifnummer (HS-Code): Mit dieser Nummer können die Zollbehörden erkennen, welche Art von Waren Sie versenden. Außerdem werden mit ihr Zölle und Steuern festgelegt.
Incoterms: Hierbei handelt es sich um weltweit anerkannte, einheitliche Vertrags- und Lieferbedingungen. Durch sie wird festgelegt, wer während des Versands für das Paket verantwortlich ist.
Die vollständigen Kontaktdaten – einschließlich Name, Adresse und Telefonnummer der Kundschaft.
Die Warenmenge, das Brutto- und Nettogewicht sowie die Anzahl und das Gewicht der enthaltenen Produkte.
Die Verkaufsbedingungen wie der gezahlte Preis, die Zahlungsart, die Währung und etwaige Rabatte oder Zuschläge.
EORI-Nummer: Dies ist Ihre Registrierungs- und Identifikationsnummer für Wirtschaftsbeteiligte.
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Was ist der Unterschied zwischen Handelsrechnung und Proformarechnung?
Sowohl Handelsrechnungen als auch Proformarechnungen werden im globalen Handel verwendet und enthalten häufig die gleichen Informationen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass eine Proformarechnung erstellt wird, bevor die Ware produziert oder versendet wird.
Sie bestätigt den Kaufabschluss sowie die vorläufigen Mengen und Preise der Waren. Außerdem gibt sie der kaufenden Person die Möglichkeit, Rechnungsdetails zu überprüfen, bevor der Kauf getätigt wird.
„Eine Handelsrechnung ist ein Warenbegleitdokument, das für internationale Sendungen außerhalb der Europäischen Union erstellt wird.“
Im Gegensatz zur Proformarechnung wird die Handelsrechnung ausgestellt, wenn die Waren versendet werden. Sie bestätigt die endgültigen Einzelheiten des Verkaufs. Wenn Sie beispielsweise nicht genügend Waren auf Lager haben, um die gesamte Bestellung zu erfüllen, oder wenn sich der Preis seit der Erstellung der Proformarechnung geändert hat, wird dies in der Handelsrechnung berücksichtigt. In der Handelsrechnung wird auch angegeben, wie die kaufende Person bezahlt und welche Währung für die Transaktion gewählt werden soll.
In welcher Währung sollte eine Handelsrechnung ausgestellt werden?
Unabhängig davon, ob Sie eine Handels- oder Proformarechnung erstellen, setzen Sie sich dem Risiko einer Währungsinflation aus, wenn Sie in einer Fremdwährung fakturieren, etwa in der Landeswährung Ihrer Kundschaft. Sollte der Euro an Wert verlieren, könnten Ihre Waren weniger wert sein als zum Zeitpunkt des Versands. Sie umgehen dieses Risiko, indem Sie all Ihre Handelsrechnungen mit dem Euro als Währung deklarieren.
Handelsrechnung ausstellen: So machen Sie alles richtig
Verkaufen Sie Ihre Ware ins EU-Ausland, benötigen Sie eine Handelsrechnung. Damit Ihnen bei der Ausstellung keine Fehler unterlaufen, haben wir hier das Wichtigste für Sie zusammengefasst:
Achten Sie bei der Handelsrechnung-Ausstellung darauf, dass relevante Informationen wie die Rechnungsnummer oder Angaben zum Ursprungsland des Produktes enthalten sind.
Handelsrechnungen und Proformarechnungen unterscheiden sich voneinander: So werden Handelsrechnungen für Waren verwendet, die einen Handelswert haben. Proformarechnungen kommen bei Produkten zum Einsatz, die keinen Handelswert aufweisen.
Geben Sie in Ihrer Handelsrechnung alle Beiträge in Euro an. So vermeiden Sie finanzielle Einbußen.
Nun wissen Sie, was eine Handelsrechnung ist – aber was ist eigentlich …?
Die Antwort auf diese umfassende Frage haben wir für wichtige Begriffe rund ums Business für Sie in einer Artikelreihe zusammengestellt: Von Bruttogewinn bis Working Capital – hier finden Sie eingängige Definitionen, hilfreiche Insights und praktische Tipps.
*Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
Bitte beachte, dass es sich bei unseren Artikeln um rein redaktionelle Inhalte handelt, die einen Überblick zu einem bestimmten Thema geben. American Express bietet keine Anlageberatung oder spricht Empfehlungen aus. Entsprechende Themenbereiche sind immer risikobehaftet, weshalb du stets mit Expert:innen sprechen solltest, wenn du weitere Schritte in diese Richtung planst. American Express übernimmt keine Haftung. Auch kann keine Gewähr für die Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen werden. Eventuell im Text genannte Attribute von Kreditkarten gelten nicht zwangsläufig für American Express Kreditkarten. Wir empfehlen, die spezifischen Bedingungen und Konditionen deiner Kreditkarte sorgfältig zu prüfen.
Erfahre hier mehr zu den Bedingungen der jeweiligen Karten
Platinum Card Es gelten Bedingungen: Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 13.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u.a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 30.000 Membership Rewards Punkten. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis. Die vollständigen Bedingungen zum Einlösen der Guthaben sowie die teilnehmenden Partner findest du hier.
American Express Gold Card aus Metall und American Express Gold Rose Card aus Metall Es gelten Bedingungen: Vorausgesetzt, du machst mit der Karte innerhalb der ersten 6 Monate nach Kartenerhalt einen Umsatz von mindestens 6.000 Euro (unter Ausschluss von Bargeldauszahlungstransaktionen und nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern), führst das Kartenkonto einwandfrei (u.a. kein Zahlungsverzug) und kündigst den Kartenvertrag nicht innerhalb der ersten 12 Monate, erhältst du einen Willkommensbonus in Höhe von 40.000 Membership Rewards Punkten. Die Gutschrift erfolgt mit nächstmöglicher Abrechnung, bereits nachdem du den Mindestumsatz erreicht hast, wird jedoch wieder rückgängig gemacht, sollte es zu der Kündigung in dem eingangs genannten Zeitraum kommen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
American Express Card Alle Details zu den Leistungen und Versicherungen findest du hier.
American Express Blue Card Dein einmaliges Startguthaben über 25 Euro wird dir nach erfolgtem Kartenumsatz von mindestens 1200 Euro (nach Abzug von etwaigen Gutschriften von Vertragspartnern) auf dein Kartenkonto gutgeschrieben. Für Startguthaben-Aktivierungen ab dem 01.09.2024 gilt ein neuer Mindestkartenumsatz von 1.200 Euro. Die Kartenumsätze von insgesamt 1200 Euro müssen in den ersten 6 Monaten nach Kartenerhalt erfolgen.
Es gelten weitere Bedingungen: Nach erfolgreicher Kartenaktivierung über Web, App oder Telefon musst du deine Amex Blue Card innerhalb deines Online-Kartenkontos oder der Amex App für das Angebot registrieren. Das Angebot ist dort jeweils ca. 7 Tage nach Kartenerhalt im Amex Offers Bereich zu finden. Die Kartenaktivierung und die Registrierung für das Angebot müssen innerhalb von 4 Wochen nach Kartenerhalt erfolgen, um sich für das Startguthaben zu qualifizieren. Im Angebotszeitraum kannst du das Startguthaben in der Regel innerhalb von 5 Werktagen nach Erfüllung der Angebotsvoraussetzungen in deinem Online-Kartenkonto sehen. Stornierungen oder Rückerstattungen von Transaktionen, die die Höhe der Ausgaben reduzieren bzw. keine Ausgaben bedeuten, können zum Verlust des Startguthabens führen. Voraussetzung für den Anspruch auf den Willkommensbonus ist die erfolgreiche Ausstellung der Karte und dass du in den letzten 18 Monaten nicht Hauptkarteninhaber:in einer American Express Karte warst. Im Fall einer Kartenkündigung oder eines Kartenwechsels innerhalb der ersten 12 Monate nach Ausstellung der Karte, erlischt dein Anspruch auf den Willkommensbonus rückwirkend. Willkommensboni werden von American Express nur unter Vorbehalt der Einhaltung o.g. Bedingungen gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
¹Kostenlos bezieht sich auf den dauerhaften Entfall der Jahresgebühr. Im Rahmen der Kartennutzung können Entgelte gemäß AGB anfallen. Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen und Gebühren, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes entnehmen.
PAYBACK American Express Karte Für die erfolgreiche Ausstellung der Karte erhältst du 2.000 PAYBACK Extra°Punkte. Die Punkte werden dir über PAYBACK auf dein PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Die Punktegutschrift erfolgt ca. 4 bis 6 Wochen nach Kartenausstellung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer deutschen PAYBACK Karte von American Express® registriert waren. Nach der monatlichen Kartenabrechnung werden alle im Abrechnungsmonat gesammelten Punkte über American Express (Willkommenspunkte und Umsatzpunkte für den Einsatz der Karte) kumuliert deinem PAYBACK Punktekonto gutgeschrieben. Weitere Informationen dazu findest du im Preis- und Leistungsverzeichnis.
Business Platinum Card Nach Belastungen mit deiner Business Platinum Hauptkarte und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 10.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 3 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 50.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Zusätzlich bekommst du nach Belastungen mit deiner Karte von mindestens 15.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb des 4. bis 6. Monats nach Kartenerhalt eine Gutschrift in Höhe von 15.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die erste Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 3 Monate und die zweite Gutschrift nach Ablauf der ersten 6 Monate mit der jeweils nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren. Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
Business Gold Card Nach Belastungen mit deiner Business Gold Karte und den zugehörigen Business Zusatzkarten von mindestens 5.000 Euro (unter Ausschluss der in Ziffer 3.3 der Teilnahmebedingungen für das Membership Rewards Programm genannten Umsätze und Beiträge) innerhalb der ersten 3 Monate nach Kartenerhalt und einer einwandfreien Kontoführung (u.a. kein Zahlungsverzug) bekommst du eine Gutschrift in Höhe von 40.000 Membership Rewards® Punkten auf dein Kartenkonto. Die Gutschrift erfolgt nach Ablauf der ersten 3 Monate mit der nächstmöglichen Abrechnung. Anspruch auf die Gutschrift haben nur Antragsteller:innen, die innerhalb der letzten 18 Monate nicht als Hauptkarteninhaber:in einer der beantragten Karte entsprechenden deutschen American Express Karte registriert waren. Die Gutschrift kann nicht ausgezahlt werden, sondern kann nur mit weiteren Kartenbelastungen verrechnet werden.Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen.
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