Was ist eine virtuelle Messe?
Unter einer virtuellen Messe versteht man ein Event, das nicht ortsgebunden ist und im digitalen Raum stattfindet. Die Ziele sind an dieser Stelle die gleichen wie bei einer physischen Veranstaltung: Unternehmen nutzen die Online-Events als Kommunikationskanal und möchten in erster Linie Awareness schaffen und Leads generieren. Besuchende hingegen möchten unterschiedliche Anbieter vergleichen, sich einen Überblick über das Produktportfolio verschaffen und mit Ansprechpartner:innen in Kontakt treten.
Wie funktionieren Online-Messen?
„Wie organisiere ich eine virtuelle Messe?“ – das ist häufig eine der ersten Fragen, die man sich stellt, wenn man sich mit dem Thema Online-Events beschäftigt. Um eine Online-Messe umzusetzen, setzen Unternehmen häufig auf Technologiepartner, die virtuelle Messe Plattformen anbieten. Das bedeutet, dass Expert:innen gemeinsam mit Ihnen ein Konzept entwickeln, das am besten zu Ihren Wünschen und Zielen passt. Hier werden beispielsweise Messestände oder auch Workshop-Räume digital nachgebaut – in 2D oder in 3D – und das alles natürlich in Ihrem Corporate Design.
Wie läuft eine virtuelle Messe ab?
Im Wesentlichen passiert auf einer virtuellen Messe all das, was Sie auch aus Messehallen und Kongresszentren kennen: Exklusive Informationen werden ausgetauscht, Branchenwissen aufgefrischt und Kontaktlisten gepflegt. Auch online braucht es dafür vor allem zwei Dinge: einen Raum und ein Programm.
Die virtuelle Messehalle:
Als Raum für digitale Events dienen Event-Plattformen, die verschiedene Funktionen vereinen. So müssen sie einerseits selbstverständlich Livestream-Möglichkeiten für Keynotes, Talkrunden und Produktvorführungen bieten und andererseits Videochats bereitstellen, in denen sich die Besucher:innen des Events austauschen können.
Virtuelle Giveaways:
Auch Giveaways gehören auf virtuellen Messen und Events zum guten Ton – deshalb setzen die Veranstalter:innen digitaler Events gerne auf Download-Bibliotheken. Mit exklusiven eBooks, Whitepapers oder den Präsentations-Slides der Eröffnungs-Keynote bestückt, bieten diese den Teilnehmenden die Möglichkeit, etwas mitzunehmen.
Das Eventprogramm:
Bei einer virtuellen Messe kann ein guter Zeitplan entscheidend sein – da sich die Besucher:innen teilweise nur für einzelne Programmpunkte aus dem Büro oder dem Home-Office aus einloggen, ist Pünktlichkeit besonders wichtig. Schließlich können Sie nicht davon ausgehen, dass Ihre Besuchenden ihre Folgetermine verschieben, weil eine Talkrunde länger dauert als erwartet. Deshalb gilt auch für die schnelle digitale Welt: Pufferzeiten gehören auf jeden Programmplan.
Bessere Messbarkeit, mehr Planungssicherheit und weniger Kosten - Messen in den virtuellen Raum zu transferieren bringt viele Vorteile.
Was kostet ein virtueller Messestand?
Die Antwort ist schwer zu beantworten, weil der Preis hier von vielen Faktoren beeinflusst wird. Im Vorfeld sollten Sie sich einige Fragen selbst beantworten können, etwa: Soll ihr virtueller Messestand etwas in 2D- oder 3D erstellt werden? Sollen eher Videos oder Bilder eingebunden werden?
Die Kosten hängen also stark von der Komplexität Ihrer Wünsche ab. Generell können Sie hier aber mit einer Preisspanne rechnen, die sich zwischen 500 bis zu 30.000 Euro bewegt.
Welche Business-Events lassen sich digitalisieren?
Theoretisch lässt sich jedes Business-Event digitalisieren, die Herausforderung ist dabei meistens die Größe. Während sich eine simple Vortragsreihe schnell zu einer Webinar-Serie umbauen lässt, wird es bei einer führenden Branchenmesse selbstverständlich aufwändiger – schließlich gilt auch digital der Grundsatz: Je mehr Projektbeteiligte es gibt, desto komplexer wird es in der Umsetzung.
Unmöglich ist auf diesem Gebiet allerdings nichts:
Virtuelle Messe – ein paar Beispiele:
2019 lud Adobe beispielsweise die gesamte europäische Marketingszene (in 3 Sprachen) mit dem Experience Festival virtuell in die eigene Markenwelt ein und auch der internationale Google Cloud Next Kongress wird 2020 auf einer hauseigenen digitalen Plattform stattfinden.
Welche Vorteile bringen Online-Events für Unternehmen?
Die Nachfrage nach Online-Events steigt. Das liegt nicht zuletzt an den Vorteilen, die gegenüber konventionellen Messen und Veranstaltungen bestehen.
Online-Events sind messbar
Bei digitalen Events lässt sich genau nachvollziehen, welche Vorträge besonders gut besucht, welche Downloads getätigt wurden und wie lange sich die Besuchenden auf der Event-Plattform aufgehalten haben – aufbereitet für den Vertrieb sind diese Zahlen besonders wertvoll.
Digitale Messen bringen Planungssicherheit
Physische Business-Veranstaltungen können kurz vor Beginn abgesagt werden – die Gründe dafür können vielschichtig sein. Etwa aufgrund einer Naturkatastrophe und einer weltweiten Krise. Mit Online-Events sind Sie vor solchen Szenarien geschützt und verringern das Risiko, dass getätigte Investitionen sich als verlorenen erweisen.
Virtuelle Messen und Veranstaltungen sind nachhaltig
Bei virtuellen Messen und Kongressen gibt es weder Verkehrschaos am Veranstaltungsort noch Flyer, Tickets und Messepläne, die früher oder später in der Mülltonne landen. Wer die eigenen Business-Events digitalisiert, kann damit gleichzeitig ein Zeichen für mehr CSR und Nachhaltigkeit setzen.
Virtuelle Veranstaltungen sind einfach zugänglich
Während viele konventionelle Branchenveranstaltungen eher kostspielig sind und sich damit an vielbeschäftigte Entscheider:innen richten, sind digitale Business-Events für eine größere Zielgruppe zugänglich. Mit einer virtuellen Hausmesse können Sie so beispielsweise zum Gesprächsthema Nummer 1 bei wirklich allen Mitarbeiter:innen Ihrer Kundschaft werden.
Online-Messen sind kostengünstig
Wird eine Messe in den digitalen Raum transferiert, steckt dahinter in der Regel eine andere – genauer gesagt – eine schlankere Kostenstruktur dahinter. Ausgaben wie etwa für das Catering, Mieten für Räumlichkeiten oder auch Personalkosten, die beispielsweise für Sicherheitskräfte benötigt wird, fallen weg. Auch Teilnehmende profitieren – lange Anfahrtszeiten quer durchs Land und Kosten für Übernachtungen sind nicht mehr von Nöten.
Virtuelle Messen: Es gibt auch Nachteile
Auch wenn Online-Events und virtuelle Messen eine ernsthafte Alternative zu mancher Fachveranstaltung darstellen und die gleichen Inhalte liefern können, gibt es einige Aspekte, die sich (noch) nicht digitalisieren lassen. Sicherlich ist die gemeinschaftliche Anfahrt zum Messegelände eine bessere Teambuilding-Maßnahme als der Login auf einer virtuellen Plattform und auch das leckere Fingerfood am Messestand spielt für viele Messebesucher:innen eine wichtige Rolle.
Virtuelle Messen: Sie sind gekommen und sie bleiben
Niemand weiß zu 100 Prozent was die Zukunft bringen wird, aber feststeht: Virtuelle Messen werden immer wichtiger und bieten eine gute Alternative zu analogen Business-Veranstaltungen. Das wichtigste zum Thema virtuelle Messen hier noch einmal für Sie zusammengefasst:
- Virtuelle Messen sind Business-Veranstaltungen im digitalen Raum und verfolgen die gleichen Ziele wie physische Messen: Awareness und Lead-Generierung.
- Setzen Sie bei der Umsetzung von Online-Messen auf einen Technologiepartner, der Ihre Bedürfnisse versteht und zu Ihnen passt.
- Bessere Messbarkeit, mehr Planungssicherheit und weniger Kosten – Messen in den virtuellen Raum zu transferieren bringt viele Vorteile.
