1. Prüfen Sie, ob Handlungsbedarf beim Personal besteht
Um Ihre Personalplanung zu optimieren, sollten Sie sich im ersten Schritt fragen, ob Veränderungen in Ihrer Belegschaft notwendig sind. Um diese Frage beantworten zu können, sollten Sie in regelmäßigen Abständen nach der Auslastung fragen. Sollte ein Mitarbeiter nicht optimal ausgelastet sein, heißt das nicht, dass Sie ihn nicht mehr brauchen – ganz im Gegenteil: Dieser kann einem Kollegen, der gerade überlastet ist, Arbeit abnehmen. Je nach Auftragslage können sich Priorisierungen und Auslastungen schnell ändern; aus diesem Grund sollten Sie immer zukunftsorientiert denken.
Die hier gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen dabei, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Wie das Ganze in der Praxis aussehen könnte, zeigen wir Ihnen am Beispiel von Logistik-Mitarbeitern – um hier die Produktivität zu messen, könnten Sie folgende Kennzahlen festlegen:
- Das Volumen der kommissionierten, verpackten und ausgelieferten Artikel pro Personenstunde.
- Die Kosten, die beim Wareneingangsprozess für jede Wareneingangslinie anfallen.
- Der Prozentsatz der korrekt eingegangenen Bestellungen im Vergleich zu den Kaufaufträgen.
- Die Zeit, die für die Bearbeitung jedes Wareneingangs benötigt wird.
- Der Prozentsatz der fehlerfrei kommissionierten und verpackten Aufträge.
2. Finden Sie Lücken, die Sie füllen können
Damit Sie Ihr Unternehmen stetig weiterentwickeln können, brauchen Sie Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen. Fehlen diese, heißt das nicht, dass Sie sich sofort nach neuem Personal umschauen müssen – es gibt auch andere Wege.
Nutzen Sie Umfragen, Interviews, Feedback von Kollegen und Daten zur Kundenzufriedenheit, um ein Profil der vorhandenen Fähigkeiten Ihrer Belegschaft zu erhalten. Wurden Lücken identifiziert, füllen Sie diese mit Fort- und Weiterbildungen in Form von Onlinekursen, Mentorenprogrammen, Workshops oder Seminaren. So fördern Sie das Know-how Ihrer Mitarbeiter gezielt.
3. Setzen Sie auf moderne Zusammenarbeit
Die Zeiten, in denen Abteilungen isoliert voneinander arbeiten, sind vorbei. Heute rücken einzelne Gewerke – wie etwa Marketing und Vertrieb – immer näher zusammen. Das wird auch in der Kommunikation deutlicher.
Eine offene, klare und regelmäßige Kommunikation in Form von E-Mails oder Meetings kann helfen, Spannungen und Missverständnisse zwischen Abteilungen zu reduzieren und so die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten. Bessere Zusammenarbeit der Belegschaft bedeutet bessere Produktivität, also betonen Sie die Bedeutung von teamübergreifenden Problemlösungen so gut wie möglich.
Nutzen Sie Umfragen, Interviews, Feedback von Kollegen und Daten zur Kundenzufriedenheit, um ein Profil der vorhandenen Fähigkeiten Ihrer Belegschaft zu erhalten.
4. Senken Sie Ihre Fluktuation
Wenn die Personalfluktuation zum Problem wird, sollten Sie zunächst den Grund dafür herausfinden: Ist er saisonal bedingt – etwa in Branchen wie in der Landwirtschaft oder dem Gastgewerbe? Oder fühlen sich Ihre Mitarbeiter unwohl, zum Beispiel aufgrund zu hoher Arbeitsbelastung oder fehlender Weiterentwicklungsmöglichkeiten? Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Denn: Unzufriedene Mitarbeiter arbeiten weniger effizient, sind häufiger krank und denken häufiger über Kündigung nach. Achten Sie also darauf, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind und nehmen Sie etwaige Trennungsgründe unter die Lupe.
Entlassungsgespräche sind eine gute Möglichkeit, um die Ursache für Ihre Personalfluktuation zu diagnostizieren. In diesen Gesprächen können Sie die individuellen Kündigungsgründe herauszufinden, die Mitarbeiter bewegen, Ihr Unternehmen zu verlassen und diesen aktiv entgegenwirken. Um Ihre Mitarbeiter zu halten, gibt es viele Optionen. Hier ein kleiner Überblick:
- Erhöhen Sie Gehälter.
- Sprechen Sie regelmäßiges Lob aus.
- Bieten Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter an.
- Organisieren Sie regelmäßige soziale Veranstaltungen.
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in übergeordnete betriebliche Entscheidungen ein.
Bessere Zusammenarbeit der Belegschaft bedeutet bessere Produktivität, also betonen Sie den Austausch von teamübergreifenden Problemlösungen so weit wie möglich.
5. Behalten Sie Ihre Personalausgaben im Blick
Eine weitere Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, ist das effiziente Management der Personalausgaben; schließlich sind diese ein wesentlicher Teil Ihrer Geschäftsausgaben. Im Blick zu behalten, wie, wann und weshalb Mitarbeiter Geld für etwas, beispielsweise Bürobedarf oder eine Geschäftsreise, ausgeben, kann Ihnen helfen, neue Ziele für Ihr Business zu formulieren. Mit Zusatzkarten für Ihre American Express Business Karte behalten Sie den Überblick.
Fazit: Personalplanung – gut gedacht, perfekt gemacht
Mit unseren Ratschlägen kann es Ihnen gelingen, den Bedarf an neuem Personal zu ermitteln, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter hochzuhalten und aufkommende Schwierigkeiten in der Personalplanung bereits im Vorfeld zu verhindern – alle Tipps hier nochmal für Sie zusammengefasst:
- Die Grundlage Ihrer Personalplanung ist die Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Prüfen Sie, ob Handlungsbedarf beim Personal besteht.
- Erkennen Sie Lücken in den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und investieren Sie in Fort- und Weiterbildungen.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Belegschaft, indem Sie auf moderne Kommunikation setzen.
- Wenn Ihre Personalfluktuation zunimmt, suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter und lernen Sie daraus für die Zukunft.
- Behalten Sie Ihre Personalausgaben im Blick, um neue Ziele für Ihr Business zu setzen.
