Effektive E-Mail Kommunikation: Warum gut schreiben zu können heute wichtiger ist denn je
Gut und verständlich schreiben zu können ist die wichtigste Fähigkeit der modernen Arbeitswelt. Keine gewagte These, wenn Sie noch einmal darüber nachdenken, wie viele Ihrer beruflichen Absprachen tagtäglich schriftlich erfolgen – der Geschäftsalltag ohne E-Mails, Chats und Co. ist kaum noch vorstellbar. Denn vor allem bei wichtigen Vereinbarungen hat man Informationen gerne buchstäblich schwarz auf weiß – nicht wahr?
Gut schreiben zu können bedeutet dabei allerdings keineswegs einen weltweiten Bestseller-Roman in die nächste Mitarbeitender-Rundmail zu tippen. Im professionellen Umfeld ist gutes Schreiben eine Frage der Effektivität: Wenn Ihr Schriftstück verständlich formuliert ist, zum Handeln motiviert und Missverständnissen vorbeugt, dann erreichen Sie mit Ihrer Nachricht, was Sie wollen. So gelingt es:
Wie Sie E-Mails richtig schreiben: 3 Tipps für effektive Kommunikation
1. Finger weg von Geschäftsfloskeln in E-Mails
Der erste Tipp, wenn Sie E-Mails richtig schreiben möchten: typische Geschäftsfloskeln vermeiden. Das Schreiben von E-Mails wird durch das Abrufen ständig gebrauchter Phrasen zur Routine, kann also schnell erledigt werden. Doch Sätze wie „bezugnehmend auf Ihre vorausgegangene E-Mail, deren Ausführungen ich aufmerksam gelesen habe…“ bieten der empfangenden Person keinen Mehrwert.
Im Gegenteil: Nichtssagende Füllsätze und Floskeln erschweren es Lesenden, die wirklich wichtigen Informationen aus Ihrer Mail herauszufiltern. Hat die empfangende Person Schwierigkeiten, Ihre Botschaft zu verstehen, ist Ihre E-Mail-Kommunikation nicht effektiv.
Darüber hinaus lässt Sie die übermäßige Verwendung von Geschäftsphrasen distanziert erscheinen, nicht wie eine:n sympathische:n Geschäftspartner:in oder eine kollegiale Führungskraft. Das liegt daran, dass formelhafte Ausdrücke wie „ich freue mich, Ihnen mitteilen zu dürfen“ in der Regel nicht in der gesprochenen Sprache verwendet werden und deshalb unnatürlich wirken.
Das bedeutet im Umkehrschluss natürlich nicht, dass Sie Ihre E-Mails ab sofort nur noch im Slang verfassen sollten. Vermeiden Sie lediglich abgenutzte Phrasen, die Sie in Ihrer gesprochenen Geschäftssprache nicht verwenden würden.
Verwenden Sie stattdessen eine simple, gut verständliche Sprache und verleihen Sie Ihren E-Mails lieber einen persönlichen Schreibstil. So bleiben Sie den Empfänger:innen in Erinnerung. Nächstes Mal also:
- „Ich melde mich wegen“ statt „bezugnehmend auf Ihre Anfrage“
- „Übrigens“ statt „bitte nehmen Sie zur Kenntnis“
- „Bitte“ statt „ich wäre Ihnen sehr verbunden“
2. Persönliche Anpassungen statt starre E-Mail-Vorlagen
Vorgefertigte Muster-Dokumente sind ebenso mit Vorsicht zu genießen wie Geschäftsfloskeln, wenn Sie E-Mails richtig schreiben möchten: Vorlagen aus dem Internet sparen Ihnen vielleicht wertvolle Zeit beim Verfassen einer E-Mail. Aber: Weil eine Vorlage niemals hundertprozentig auf Ihre Geschäftssituation angepasst sein kann, ergeben sich im Nachgang womöglich mehr Rückfragen als nötig – effektive Kommunikation geht anders.
Setzen Sie auch hierbei lieber auf Persönlichkeit. So können Sie auf individuelle Problemstellungen besser eingehen und Missverständnissen vorbeugen. Außerdem sprechen Sie die Adressat:innen mit simplen Personalisierungen auf einer emotionalen Ebene an und ermutigen diese so zum Handeln. Schon eine Begrüßung passend zur Tageszeit und eine persönliche Ansprache machen aus einem nüchternen „Sehr geehrte Damen und Herren“ ein motivierendes „Guten Morgen, Herr Meier“.
3. E-Mails richtig schreiben ist nicht nur eine Frage der Wortwahl
Wenn Sie gut schreiben wollen, ist die Optik Ihres Textes genauso wichtig wie die Wortwahl: Wie Ihre E-Mail auf den ersten Blick aussieht, bestimmt darüber, wie effektiv sie ist. Warum? Weil Menschen in der heutigen Schnelllebigkeit dazu tendieren, Texte zunächst zu überfliegen, um festzustellen, ob sich das Lesen überhaupt lohnt.
Um effektiv zu kommunizieren, sollte Ihre E-Mail deshalb nicht zu lang, gut gegliedert und Wichtiges optisch hervorgehoben sein. Das erreichen Sie folgendermaßen:
- Arbeiten Sie mit Aufzählungszeichen
- Machen Sie einen Absatz, wenn ein inhaltlicher Gedanke abgeschlossen ist
- Achten Sie darauf, dass eine Schriftzeile nicht zu lang wird
- Fetten Sie wichtige Informationen
- Verwenden Sie, wo es passt, verschiedene Schriftgrößen und -arten
Ein Muss für effektive E-Mail-Kommunikation: Die perfekte Betreffzeile
Bevor Sie Ihre E-Mail absenden, sollten Sie auf jeden Fall einen aussagekräftigen und ansprechenden Betreff hinzufügen. Denn nur wenn Ihre E-Mail von Kund:innen und Mitarbeitenden auch geöffnet und gelesen wird, kann Ihre Kommunikation effektiv sein. Beachten Sie deshalb unbedingt unsere 7 Tipps für die perfekte Betreffzeile, um Ihre Öffnungsrate zu steigern!
Effektive Kommunikation mit gut geschriebenen E-Mails als Kernkompetenz für Unternehmenserfolg
Im Arbeitsalltag kommunizieren wir fast nur noch schriftlich. Aus diesem Grund ist es wichtig, großen Wert auf eine effektive E-Mail-Kommunikation zu legen. Ganz im Sinne guter E-Mails finden Sie hier noch einmal die drei wichtigsten Erkenntnisse dieses Artikels für Sie zusammengefasst:
- Gut schreiben zu können ist die wichtigste Fähigkeit der modernen Arbeitswelt
- Effektive E-Mails motivieren die Adressat:innen zum Handeln
- Am effektivsten kommunizieren Sie ohne Phrasen und Muster
- E-Mails richtig schreiben erfordert auch optische Anpassungen und eine mobilisierende Betreffzeile
