Für viele kleinere Unternehmen ist die Finanzseite des Geschäfts kompliziert – oft ist dort kein Finanzbuchhalter oder Controller im festen Team. Das hat zur Folge, dass sich die Inhaber oder Geschäftsführer darum kümmern, obwohl sie ihre Zeit eigentlich ihren Produkten oder dem Verkauf widmen müssten. Gerade in solchen Situationen hilft es, auf eine digitale Buchhaltung mit cloudbasierter Finanzsoftware zu setzen – denn die neuste Generation nutzerfreundlicher Finanz-Tools reduziert nicht nur die Aufwände für die digitale Buchhaltung, sie erleichtert auch in anderen Bereichen den Geschäftsalltag.
Im folgenden Artikel finden Sie heraus, was Sie bei der Wahl Ihrer Finanzsoftware beachten müssen, um die Buchhaltung Ihres Unternehmens für die digitale Zukunft vorzubereiten. Erfahren Sie mehr zum Status quo in Sachen:
- Digitale Buchhaltung
- Ausgabenmanagement
- Budgetierung
- Gehaltsabrechnungen
- Steuer
Unter diesen Kriterien wählen Sie die richtige Software für Ihre digitale Buchhaltung aus
Lösungen für digitale Buchhaltung waren über lange Zeit die Sache weniger etablierter Anbieter – in den letzten Jahren wurden aber auch Finanzsoftwares von Nischenanbietern immer beliebter. So ist der Markt rund um die digitale Buchhaltung einerseits unübersichtlicher geworden, andererseits finden Sie dafür aber auch Finanzsoftware, die ohne große Implementierungsaufwände in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden kann.
Bevor Sie die Lösung für Ihr Unternehmen wählen, sollten Sie sich deshalb zunächst die Funktionalitäten ganz genau ansehen und die Frage stellen, was genau Sie in der digitalen Buchhaltung brauchen und was nicht. Unumgängliche Basisfunktionen von Finanzsoftware sind beispielsweise:
- E-Bilanz oder Jahresabschluss mit Bilanz
- Schnittstelle zu ELSTER
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Rechtssichere Buchungsvorlagen
- EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
Darüber hinaus spielen auch einige Faktoren eine Rolle, die weniger die Funktionalitäten der jeweiligen Finanzsoftware als deren Anbieter betreffen:
- Werden Tutorials zur Software angeboten?
- Wie wird der Support von den Nutzern bewertet?
- Wie regelmäßig aktualisiert der Anbieter die Produkte?
Mehr denn je ist heute allerdings die Kompatibilität und Agilität von großer Bedeutung – gerade für kleinere Unternehmen ist es in der digitalen Buchhaltung wichtig, einen Anbieter zu finden, dessen Finanzsoftware sich in bestehende Softwareumgebungen integrieren lässt. Außerdem sollte Ihr künftiger Anbieter Ihnen die Möglichkeit bietet, Funktionalitäten dynamisch mit dem Unternehmenswachstum zu erweitern.
Die neuste Generation nutzerfreundlicher Finanzsoftware reduziert nicht nur die Aufwände für die digitale Buchhaltung, sie erleichtert auch in anderen Bereichen den Geschäftsalltag.
Mit der richtigen Finanzsoftware managen Sie Ihre Ausgaben transparenter
Ausgabenmanagement ist eine Methode, mit der Sie Ihre Lieferantenbeziehungen und Einkäufe verwalten können. Mit einer guten Finanzsoftware lassen sich sämtliche Ausgaben und dazugehörigen Aktivitäten integrieren und automatisieren – Käufe erfolgen dann stets nach Plan und Ihre Lieferanten werden automatisch vertragsgerecht bezahlt.
Wenn Ihnen das für Ihre Zwecke zu umfänglich erscheint, bieten viele Anbieter für Buchhaltungssoftware auch kleinere Finanz-Tools – mit diesen können Sie beispielsweise die Reisekosten und Spesen Ihrer Mitarbeiter verwalten. Das kann eine effiziente Sache sein, weil Kosten, die hier entstehen, unbeobachtet leicht aus dem Ruder laufen. Mit etwas Aufmerksamkeit in der digitalen Buchhaltung lassen sich so eine Menge Einsparungspotenziale realisieren und wertvolle Erfahrungen sammeln, falls Sie doch auf eine größere Lösung für Ihr Ausgabenmanagement umsteigen möchten.
Mit digitaler Buchhaltung budgetieren Sie langfristig besser
Eine sorgfältige Budgetierung gehört zu den wichtigsten Faktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens – und ist weniger kompliziert, wenn Sie dabei auf digitale Buchhaltung setzen. Eine Budgetierungssoftware gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre finanziellen Ressourcen und Ihre Ausgaben gut zu koordinieren, indem sie eine zeitnahe und präzise Datenverwaltung und -analyse in der digitalen Buchhaltung ermöglicht. Sie behalten so jederzeit den Überblick, was das Wachstum und die Rentabilität Ihres Unternehmens betrifft.
Digitale Buchhaltung schafft mehr Sicherheit bei Gehaltsabrechnungen
Funktionierende Gehaltsabrechnungen sind essenziell wichtig – gerade hier können Fehler in der digitalen Buchhaltung jede Menge Ärger mit sich bringen und richtig teuer werden. Sobald Ihr Unternehmen wächst, sind Sie in Sachen Gehaltsabrechnung auf eine verlässliche Finanzsoftware angewiesen – diese sollte zu Ihrem Geschäftskonzept passen und sich nahtlos in Ihre digitale Buchhaltung integrieren lassen. Wenn Sie beispielsweise gleichzeitig mit Festangestellten und Freelancern arbeiten, sollten Sie auch sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung diese Konstellationen abbilden kann.
Zuverlässige Finanzsoftware hilft Ihnen bei der Steuer
Eine gute Finanzsoftware sollte es Ihnen erlauben, Ihre Gewinnermittlung mit wenig Aufwand zu erstellen. Gute Finanz-Tools liefern nach Eingabe der Einnahmen und Ausgaben die essenziellen Auswertungen wie die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung, die Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auf dieser Basis können Sie Ihre Daten dann auch Ihrem Steuerberater einfach zugänglich machen.
Das wichtigste Kriterium für digitale Buchhaltung: Kompatibilität!
Der wichtigste Faktor bei der digitalen Analyse und Steuerung Ihrer Unternehmensfinanzen ist aber auf jeden Fall, dass alle Lösungen miteinander kompatibel sind und in der digitalen Buchhaltung zusammenarbeiten. Ohne Integration kann die Buchhaltung Ihres Unternehmens auch digital schnell zum heillosen Durcheinander werden. Deshalb sollten Sie sich ausführlich beraten lassen, verschiedene Angebote einholen und Ihre Entscheidung mit Bedacht treffen – immerhin geht es um die Finanzen Ihres Unternehmens.