Sorgen Sie für eine Vertretung für die Dauer Ihres Business Trips
Auf Geschäftsreise dem Tagesgeschäft wie gewohnt nachzugehen, ist nicht immer möglich. Schließlich hat Ihr Business Trip einen übergeordneten Auftrag, der sich remote oder vom Büro aus nicht erfüllen lässt und einen Großteil Ihrer Aufmerksamkeit beanspruchen wird. Sie brauchen also jemanden, der oder die Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Bevor Sie Ihre Kolleg:innen mit der Vertretung betrauen, sollten Sie aber erst folgende Fragen beantworten:
- Welche Ihrer Aufgaben können einfach übertragen werden?
- Welche Ihrer Aufgaben können für ein paar Tage ruhen?
So um das ein oder andere To-do erleichtert, gilt es dann, Kolleg:innen zu finden, die während Ihrer Abwesenheit Entscheidungen für Sie treffen können und diese auf Ihre Aufgaben gut vorzubereiten. Für eine ausführliche Übergabe, das Einrichten von Mail- und Telefonumleitungen sowie das Erteilen etwaiger Vollmachten sollten Sie sich deshalb selbst genügend Zeit einräumen.
Planen Sie genug Zeit für alle Eventualitäten auf Geschäftsreise ein
Bei der Planung einer Geschäftsreise ist eine kurze Dauer nicht immer der effizienteste Ansatz. Oftmals sind Sie beispielsweise nicht die einzige Partei, die zu einem Meeting anreist und können von daher das Potenzial möglicher Verzögerungen nicht zu 100 % im Vorfeld kalkulieren – Pufferzeiten sind deshalb im besten Fall also eher großzügig zu terminieren.
Außerdem sollten Sie gerade, wenn es sich bei Ihrem Business Trip um eine Fern- oder mehrtägige Reise handelt, Ruhezeiten vor, nach und zwischen Terminen fest einplanen. Schließlich können auch Dinge wie ein ausgeprägter Jetlag, zu wenig Bewegung oder ein hungriger Magen einem wichtigen Geschäftsabschluss im Wege stehen.
Innerhalb der EU genügt meist Ihr Personalausweis, etwaige Einreiseanmeldungen und eine A1-Bescheinigung für Dienstreisen ins europäische Ausland. In Drittstaaten benötigen Sie oft sehr viel mehr.
Wählen Sie das richtige Verkehrsmittel und die richtige Unterkunft
Eine Bahnfahrt bietet Ihnen oftmals die Möglichkeit, Ihre Reisezeiten sinnvoll zu nutzen und ist in jedem Fall schonender für die Umwelt als die Fahrt mit dem eigenen Pkw oder gar ein Flug. Besonders bei Business Trips ins Ausland kommen Sie um letzteren aber häufig nicht herum. Egal für welches Verkehrsmittel Sie sich entscheiden, sollten Sie klären, ob Sie Kostenvorgaben berücksichtigen müssen.
Das gilt es aber nicht nur bei der Wahl des Verkehrsmittels, sondern auch bei der Suche nach der richtigen Unterkunft zu beachten. Außerdem sollten Sie sich folgende vier Fragen stellen, bevor Sie sich entscheiden:
- Wie weit ist Ihre Unterkunft vom Treffpunkt entfernt?
- Wie gut ist Ihre Unterkunft an den öffentlichen Verkehr angeschlossen?
- Welcher Service ist inklusive und was muss separat hinzugebucht werden?
- Welche Verpflegungsvariante ist für Ihre Geschäftsreise sinnvoll?
Bereiten Sie die nötigen Dokumente für Ihren Business Trip vor
Führt Ihre Dienstreise ins Ausland, sollten Sie in Erfahrung bringen, welche Dokumente Sie bei sich tragen müssen. Innerhalb der EU genügt meist Ihr Personalausweis, etwaige Einreiseanmeldungen und eine A1-Bescheinigung für Dienstreisen ins europäische Ausland.
In Drittstaaten benötigen Sie oft sehr viel mehr. Hier die vier gängigsten Dokumente für Ihre Checkliste:
- Reisepass
In einigen Staaten muss bei Pässen und Personalausweisen eine Mindestrestgültigkeit von sechs Monaten bestehen. - Visum
Die Form Ihres Visums ist oft abhängig von Ihrer Tätigkeit und der Dauer des Aufenthaltes.
- Impfpass
Einige Staaten verlangen von Ihnen einen Immunisierungsnachweis, beispielsweise gegen Tropenkrankheiten. - Internationaler Führerschein
Möchten oder müssen Sie am Reiseziel Auto fahren, kann es sein, dass Ihr deutscher oder europäischer Führerschein nicht ausreicht.
Informieren Sie sich am besten frühzeitig darüber, welche Dokumente Sie benötigen werden. Immerhin kann deren Beantragung einige Zeit in Anspruch nehmen. Führen Sie zudem auf der Reise Kopien von Unterlagen wie den Nachweis Ihrer Auslandskrankenversicherung und Ihrer Buchungsbestätigungen mit sich. Sollte es unerwartet zu Komplikationen kommen, helfen Ihnen auch diese nicht-verpflichtenden Dokumente oftmals weiter.
Klären Sie Ihren Versicherungsschutz für Geschäftsreisen
Da Sie bei Geschäftsreisen in der Fürsorgepflicht stehen, müssen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen Versicherungsleistungen wie eine Auslandskranken- und eine Reisegepäckversicherung bieten. Zusätzlich sind weitere Versicherungen sinnvoll, die die Durchführung von Dienstreisen vereinfachen, beispielsweise eine Verkehrsmittel-Unfall-Versicherung, eine Reisekomfort-Versicherung oder eine Reiserücktrittskosten-Versicherung.
Ihre Checkliste für Geschäftsreisen auf einen Blick
Gute Vorbereitung ist das A&O. Das gilt natürlich auch für Geschäftsreisen. Damit Sie alle To-dos, die Sie vor Reiseantritt erledigen müssen, im Überblick behalten, hier unsere praktische Checkliste in Kurzform:
- Sorgen Sie für eine Vertretung
- Planen Sie Zeit für Eventualitäten im Vorfeld
- Entscheiden Sie sich für ein passendes Verkehrsmittel
- Wählen Sie eine geeignete Unterkunft
- Bereiten Sie die nötigen Dokumente vor
- Klären Sie Ihren Versicherungsschutz
Falls Sie gerade beim Thema Versicherungsschutz mehr erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel zur Fürsorgepflicht von Unternehmen für Geschäftsreisende.
