Dos für die richtige Atmosphäre bei Kundenbesuch in Ihrem Unternehmen:
Vorabinformationen einholen und geben
Natürlich sollten Agenda und Teilnehmendenliste Ihres Kundentreffens im Vorfeld kommuniziert werden, um noch etwaige Rückfragen zu klären.
Bei dieser Gelegenheit können Sie außerdem zeigen, dass Sie Ihre Gastgeberrolle ernst nehmenen Fragen Sie beispielsweise, ob unter Ihren Gästen Vegetarier:innen, Veganer:innen, Allergiker:innen oder Menschen mit religionsbedingten besonderen Ernährungsweisen sind, damit Sie Snacks und Lunch so planen können, dass niemand hungrig bleiben muss.
Pausen und Abwechslung bieten
Sie haben mit Ihren Gästen vieles zu besprechen und alles davon ist wichtig – das sollte allerdings nicht bedeuten, dass das Wohlbefinden aller Teilnehmenden hintenanstehen muss. 6, 7 oder 8 Stunden in ein und demselben Meetingraum zu verbringen und nur für die rudimentärsten Bedürfnisse kurze Unterbrechungen einzulegen ist weniger produktiv als eine durch genügend Pausen und den einen oder anderen Raum- und Kontextwechsel klar strukturierte Worksession.
Hybride Möglichkeiten schaffen
Vielleicht ist das Unternehmen, das bei Ihnen zu Besuch ist, dezentral aufgestellt und einige relevante Kolleg:innen arbeiten an Orten, von denen eine Reise zu Ihnen schlicht zu lange dauern würde. Oder es gibt private Gründe, aus denen eine:r Ihrer Besucher:innen zum vereinbarten Termin nicht zugegen sein kann, trotzdem aber teilnehmen möchte. Sie sollten schon im Vorfeld jede Eventualität bedenken und technisch die Möglichkeit schaffen, aus einem Vor-Ort-Meeting ein hybrides oder gar komplett virtuelles zu machen.
Don’ts bei Kundenbesuch in Ihrem Unternehmen:
Alles besser wissen
Sich selbst und das eigene Unternehmen von der besten Seite zeigen bedeutet nicht, so zu tun, als wisse und könne man alles. Von-oben-herab-Erklärungen wirken schnell prahlerisch und führen Sie so gut wie nie zu Ihrem Ziel. Hören Sie zu, beraten Sie, bieten Sie Lösungen an und gestehen Sie offen ein, wenn Sie an einem Punkt noch einmal recherchieren oder mit Ihrem Team Rücksprache halten möchten.
Auch sollten Sie dabei nicht die Grenzen Ihres Fachgebietes überschreiten: Falls Ihre Kund:innen Sie nicht für Unternehmensberatung buchen, sollten Sie es auch unterlassen, Ratschläge in diese Richtung zu geben.
Monologe halten
Gerade wenn Ihre Kund:innen zum ersten Mal in Ihrem Unternehmen zu Besuch sind, gibt es viel zu erzählen: Unternehmensgeschichte und Unternehmenskultur lassen sich schließlich nirgendwo besser veranschaulichen als hier. Trotzdem sollten Ihre Gäste nicht das Gefühl haben, einer Reisegruppe beim Sightseeing anzugehören. Ähnlich verhält es sich bei Ihren Gesprächsgegenständen: Immerhin sind Ihre Kund:innen zum Austausch angereist, nicht um 6 Stunden Frontalunterricht zu Ihrem Fachgebiet beizuwohnen.
Nahbarkeit erzwingen
Auch wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein freundschaftliches Miteinander pflegen, sollten Sie gegenüber Ihrem Kundenbesuch erst einmal professionelle Distanz wahren. Eigentlich unverfängliche private Fragen, augenzwinkernd zitierte Binsenweisheiten und ein „möchten wir uns nicht duzen?“ können gerade am Anfang einer Geschäftsbeziehung beim Kundenbesuch mehr irritieren als hilfreich sein.
Kundenbesuch läuft nicht nach Schema F
Natürlich sollen unsere Dos und Don’ts lediglich dazu dienen, einem Kundentreffen den bestmöglichen Rahmen zu bieten. In der Praxis spielen Ihre und die Kommunikations-Skills Ihrer Kund:innen sowie das Einhalten etwaiger Unternehmensvorgaben eine ebenso große Rolle. Schließlich treffen bei jedem Kundenbesuch nicht nur Vertreter:innen verschiedener Business-Modelle, sondern oft auch verschiedene Umgangsformen zusammen. Möchten Sie mehr über zeitgemäße Business-Kommunikation erfahren, empfehlen wir Ihnen unsere Artikelübersicht zum Thema Unternehmenskultur.
