Agilität im Business: Warum Unternehmen davon profitieren
Stockende Lieferketten, Mitarbeiterfluktuation, Fachkräftemangel, Preisschwankungen bei Rohmaterialien oder Vorprodukten – die Rahmenbedingungen für die Unternehmensführung werden täglich volatiler und komplexer. Um mit diesen Herausforderungen Schritt halten zu können, müssen Firmen schnell, flexibel und bestimmt auf etwaige Entwicklungen reagieren können. Kurz: Agilität schafft Resilienz.
New Work und Agilität: ein enger Zusammenhang
Ohne Handelnde keine Handlungsfähigkeit – die Agilität eines Unternehmens steht und fällt mit qualifizierten Mitarbeitenden und die werden wiederum zu einer immer knapperen Ressource. Maßnahmen, die man unter dem Begriff New Work zusammenfasst, können dem in zweierlei Hinsicht entgegenwirken:
1. Durch den Abbau der räumlichen und/oder zeitlichen Bindung an den Arbeitsplatz vergrößert sich der Kreis potenzieller Mitarbeitender.
2. Durch Förderung von Selbstorganisation und bessere Vereinbarkeit von beruflichen und privaten Wünschen wird die Bindung gegenüber dem arbeitgebenden Unternehmen gestärkt. Das wirkt Fluktuation entgegen.
Agile Methoden auf Projektebene und wie sie funktionieren
Da Agilität und New Work aber kein Selbstläufer sind, lohnt es sich, auf bewährte Methoden zurückzugreifen, die dezentrales Arbeiten vereinfachen und geordnete Abläufe und Kommunikationsstrukturen anbieten.
Grundlage dieser Methoden ist, Projekte in Intervalle einzuteilen und diese iterativ im Team zu bearbeiten. Nach jedem Intervall beurteilt, ergänzt und priorisiert man neu. Etwaige Fehler werden so schnell erkannt und oftmals direkt in positive Learnings umgewandelt. Sämtliche Methoden verbinden dabei im Kern folgende Werte:
- Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
Direkte Kommunikation ist eine Priorität, ein allzu starrer Arbeitsalltag steht dabei nur im Weg. - Funktionierende Produkte sind wichtiger als umfassende Dokumentation.
Die Darstellung von Prozessen ist und bleibt wichtig und soll auch nicht abgeschafft werden – der Fokus liegt allerdings auf dem Ergebnis. - Zusammenarbeit mit Kund:innen ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.
Der persönliche Austausch ist wichtiger als ein formaler Vertrag, der selten alle Entwicklungen während eines Projektes darstellen kann. - Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.
Planung ist eine gute Basis, sollte aber immer Spielraum für Veränderungen bieten – und keinen Platz für Dogmatismus.
Übrigens sind die im Folgenden vorgestellten Methoden nicht nur interessant für Branchen, in denen man hauptsächlich digital arbeitet – auch Praxen oder Handwerksbetriebe können von New-Work-Methoden profitieren.
Durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban können Unternehmen besser auf dynamische Veränderungen reagieren und erreichen so Resilienz.
Scrum: Von der Softwareentwicklung in den Business-Alltag
Scrum ist die bekannteste agile Methode, kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und bedeutet aus dem Englischen übersetzt so viel wie "Gedränge". Warum das? Weil sich das gesamte Team täglich trifft, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen – das kann zu Gedränge führen, aber auch das Zusammengehörigkeitsgefühl Ihres Teams fördern.
Bei Scrum gibt es 3 gleichwertige Rollen: Product-Owner (Kund:innen), Scrum-Master (Teamleitung) und das Team selbst. Das Team sollte höchstens aus 9 Mitgliedern bestehen. Es ist dafür zuständig, selbstorganisiert die von Kund:innen priorisierten Aufgaben umzusetzen.
Im Idealfall ist jedes Teammitglied auf ein anderes Gebiet spezialisiert, bringt aber interdisziplinäre Kompetenzen mit – so können bei einem Ausfall Aufgaben anderer Teammitglieder übernommen werden. Die Teamleitung fungiert als Coach und ist dafür zuständig, dass der Prozess mit jeder neuen Iteration optimiert wird.
Das Ziel von Scrum ist, schon während der Projektumsetzung schnell auf mögliche Veränderungen reagieren zu können.
Dabei ist Veränderung eine Chance zur Optimierung und es entsteht mit jedem iterativen Durchgang eine mögliche auslieferbare Version des Produkts für Kund:innen. Mittlerweile ist Scrum ein weit verbreitetes Tool und wird weit über die Grenzen der Softwareentwicklung eingesetzt.
Kanban als Teamwork-Methode: aus der Produktion in die Büros
Kanban wurde ursprünglich zur Effizienzsteigerung bei Produktionsprozessen entwickelt, kann aber auch in anderen Bereichen für Agilität sorgen. Die Methode setzt dabei auf das Prinzip der Selbststeuerung und auf ein simples Hilfsmittel: Auf einem übersichtlichen Board mit 4 Spalten sind alle Aufgaben, ihr Bearbeitungsstatus und die jeweiligen Verantwortlichkeiten zu finden. Die Spalten sind:
- Backlog: Hier werden anstehende Aufgaben auf Karten einsortiert.
- To-do: Priorisierte Aufgaben liegen hier. Eine maximale Anzahl wird festgelegt, um einen Flaschenhalseffekt zu verhindern.
- In Arbeit: Selbsterklärend befinden sich hier Aufgaben, welche in Bearbeitung sind.
- Fertig: Nach erfolgreichem Abschluss wird die Aufgabe in diese Spalte verschoben.
Mit regelmäßigen Treffen der Teammitglieder, um Updates und Aufgaben zu besprechen, lässt sich Kanban einfach und schnell in alle Abläufe integrieren. Das Board muss natürlich nicht analog bleiben. Mittlerweile gibt es viele digitale Möglichkeiten, Kanban umzusetzen.
Welche agilen Methoden zu Ihrem Unternehmen passen: Scrum und Kanban im Vergleich
Ähnlich wie bei Scrum wird mit Kanban ständig reflektiert, um mit transparenten Arbeitspaketen die Produktivität zu steigern. Diese Arbeitsweise ermöglicht auch, den Prozess ständig zu optimieren und flexibel auf Probleme zu reagieren.
Im Unterschied zu Scrum liegt bei Kanban der Fokus aber auf der visualisierten Transparenz des Arbeitsprozesses jedes/r Einzelnen.
Scrum hingegen setzt die Selbstorganisation des Teams schon voraus und zielt mehr auf die Kommunikation mit den Kund:innen in der Rolle des Product-Owners.
So eignet sich Scrum besonders, wenn Sie die Kommunikation mit Ihren Kund:innen direkt im Entwicklungsprozess verbessern und im Team koordiniert arbeiten wollen. Kanban stellt die Organisation des eigenen Teams in den Fokus und schützt vor Überarbeitung.
Agilität im Business auf den Punkt gebracht
Durch agile Methoden wie Scrum oder Kanban können Firmen besser auf dynamische Veränderungen reagieren und erreichen so Resilienz bei komplexen Entwicklungen des Marktgeschehens. Die wichtigsten Punkte zu agilen Methoden haben wir hier für Sie zusammengefasst:
- Um als Unternehmen bei volatilen Marktbedingungen konkurrenzfähig zu sein, ist Agilität wichtiger denn je.
- Agile Methoden zeichnen sich durch iteratives Arbeiten, Flexiblität und transparente Prozesse aus.
- Welche agile Methode für Ihr Unternehmen infrage kommt, entscheidet sich dadurch, ob Sie den Fokus auf die Arbeit im Team oder mit Kund:innen legen möchten.
