„A1 Bescheinigung? Nie gehört!“ – Vielen Arbeitgebern, Angestellten und Selbstständigen ist die A1 Bescheinigung gänzlich unbekannt, obwohl sie für Dienstreisen ins europäische Ausland in jedem Fall notwendig ist. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel Schritt für Schritt, was Sie über die A1 Bescheinigung wissen müssen und wie Sie sie beantragen.
1. Was ist die A1 Bescheinigung für Dienstreisen ins Ausland?
Wenn Sie eine Geschäftsreise ins europäische Ausland unternehmen, müssen Sie sowohl als Angestellter als auch als Selbständiger eine sogenannte A1 Bescheinigung mit sich führen. Ob Konferenz, Meeting, Workshop oder Verhandlungen: Jedes Mal, wenn Sie geschäftlich über eine Grenze im Europäischen Wirtschaftsraum reisen – auch wenn es nur für wenige Stunden ist –, ist das Mitführen einer gültigen A1 Bescheinigung Pflicht.
Obwohl die grundlegende EU-Verordnung schon seit 2010 gültig ist, blieb die A1 Bescheinigung vielen Dienstreisenden lange gänzlich unbekannt – mit teils schwerwiegenden Folgen: Frankreich verhängt beispielsweise Bußgelder von bis zu 3.269 Euro, kann ein Dienstreisender die A1 Bescheinigung nicht vorzeigen.
2. Wozu dient die A1 Bescheinigung?
Sinn und Zweck der A1 Bescheinigung ist es, ausländischen Sozialbehörden zu bestätigen, welches Sozialsystem für einen Dienstreisenden zuständig ist. Für Sie wird also beispielsweise nachgewiesen, dass in Ihrem Fall eine Sozialversicherungspflicht in Deutschland besteht. Durch die A1 Bestätigung entfällt somit die Anmeldung bei der Sozialversicherung des Ziellandes Ihres Auslandsaufenthalts. Die grundlegende EU-Verordnung zur A1 Bestätigung soll Sozialversicherungsbetrug im Europäischen Wirtschaftsraum vorbeugen.
3. In welchen Staaten braucht man für eine Dienstreise eine A1 Bescheinigung?
Die A1 Bescheinigung ist notwendig bei dienstlichen Reisen innerhalb des gesamten Europäischen Wirtschaftsraums – kurz EWR. Der EWR umfasst zum einen alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, zum anderen die Mitgliedsstaaten der EFTA. Die EFTA-Staaten sind wirtschaftspolitisch zusammengeschlossene Länder im europäischen Wirtschaftsraum, die aber nicht Mitglied der EU sind. Konkret sind das im Moment neben Norwegen und Island auch Liechtenstein und die Schweiz – damit ist die A1 Bescheinigung in jedem direkten Nachbarland Deutschlands Pflicht.
Für jede Dienstreise innerhalb Europas – auch wenn es sich nur um einen Auslandsaufenthalt von wenigen Stunden handelt – ist eine neue A1 Bescheinigung zu beantragen.
4. Wie beantragen Sie eine A1 Bescheinigung für Ihren Auslandsaufenthalt?
Bis zum 31. Dezember 2017 wurden die A1 Bescheinigungen in Papierform beantragt und von den entsprechenden Stellen auch in Papierform verschickt. Seit 2018 können A1 Bescheinigungen sowohl in Papierform als auch elektronisch beantragt werden.
Wichtig bei der Beantragungsart ist der Berufsstand des Dienstreisenden: Seit dem 1. Januar 2019 ist das elektronische Verfahren obligatorisch – mit einer Ausnahme: Selbständige müssen die A1 Bescheinigung weiterhin in Papierform beantragen und deshalb mehr Zeit für die Beantragung einplanen.
5. Wo stellt man den Antrag für eine A1 Bescheinigung?
Auch hier gibt es keine allgemeingültige Antwort: Für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter muss der Antrag für eine A1 Bescheinigung bei der jeweiligen Krankenkasse gestellt werden – das gilt auch dann, wenn der Versicherungsnehmer freiwillig oder im Rahmen einer Familienversicherung versichert ist. Ist ein Arbeitnehmer jedoch privat versichert, fällt die Ausstellung der A1 Bescheinigung in den Zuständigkeitsbereich der Deutschen Rentenversicherung.
6. Wie läuft das Verfahren für eine A1 Bescheinigung ab?
Soll eine A1 Bestätigung für einen Angestellten ausgestellt werden, muss der Arbeitgeber diese über ein zertifiziertes Lohnprogramm beim dafür zuständigen Träger – also der Krankenkasse oder Rentenversicherung – elektronisch beantragen. Nach der Prüfung wird die A1 Bescheinigung dann auch elektronisch übermittelt.
Den A1 Antrag für Selbständige finden Sie auf der Webseite der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland, kurz DVKA. Nach Auskunft der Deutschen Rentenversicherung wird aber auch für Selbständige an einer digitalen Lösung gearbeitet.
Unbedingt zu beachten ist: Die A1 Bescheinigung muss prinzipiell für jede neue Reise neu beantragt werden!
Machen Sie sich jetzt schlau!
Sicherlich ist die A1 Bescheinigung so vielen auch deshalb kein Begriff, weil Kontrollen in der Vergangenheit nur sporadisch stattfanden und bei fehlenden Bescheinigungen lediglich Sozialversicherungsbeiträge für die Dauer des Auslandsaufenthalts erhoben wurden. Mit der Einführung von Bußgeldern in Ländern wie Frankreich, Österreich, der Schweiz oder Rumänien haben sich die Folgen fehlender A1 Bescheinigungen allerdings verschärft. Die A1 Bescheinigung schützt Sie davor, Bußgelder oder doppelte Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen.