- Virtuelles Sekretariat: Was man darunter versteht
- In diesen Arbeitsbereichen wirst du entlastet
- Vorteile: Wie KMUs vom virtuellen Sekretariat profitieren
- Starke Anbieter und Businesspartner
- Mehr Zeit fürs Wesentliche
Virtuelles Sekretariat: Was man darunter versteht
Ein virtuelles Sekretariat, oft auch Online-Sekretariat oder Virtual Office genannt, ist ein zentraler Bestandteil moderner virtueller Bürolösungen. Diese Dienstleistung wird von spezialisierten Anbietern mit erfahrenem und gut geschultem Personal erbracht und entlastet dich von administrativen Aufgaben wie Telefonservice und Terminplanung.
Dank modernster Technologien ermöglicht ein virtuelles Sekretariat flexible, kosteneffiziente und professionelle Unterstützung, die genau auf die spezifischen Anforderungen von KMUs abgestimmt ist – auch wenn sich der Anbieter nicht lokal in deinem Unternehmen befindet.
In diesen Arbeitsbereichen wirst du entlastet
Ein virtuelles Sekretariat leistet vor allem bei der Kundenkommunikation und Terminorganisation unschätzbare Dienste, indem es Anrufe und E-Mails professionell bearbeitet und Termine koordiniert. Auch im Bereich der Dokumentenverwaltung und des Schriftverkehrs bietet es Unterstützung, indem es Unterlagen vorbereitet und Korrespondenz übernimmt. Darüber hinaus kann es bei der Lead-Qualifizierung helfen, indem es eingehende Anfragen filtert, priorisiert und damit den Vertriebsprozess erheblich vereinfacht.
Vorteile: Wie KMUs vom virtuellen Sekretariat profitieren
Der Einsatz eines virtuellen Sekretariats und die Entlastung, die das bietet, bringt deinem Unternehmen und deinem Team vielfältige Vorteile, die sich auf vielen Ebenen positiv auswirken:
Konzentration auf das Kerngeschäft
Kein Zweifel: Durch virtuelle Sekretariatsdienste können du und deine Mitarbeitenden viel Zeit und Nerven sparen. Das öffnet Freiräume etwa für die Verfolgung strategischer Ziele, die Verbesserung deiner Produkte und Dienstleistungen sowie die effektivere Akquise neuer Kund:innen. Heißt im Klartext: Du kannst dich auf die Kernbereiche konzentrieren, die einen direkten Einfluss auf das Wachstum und den Erfolg deines Geschäfts haben.
Dies bedeutet auch, dass deine Mitarbeitenden weniger mit Routineaufgaben konfrontiert werden und sich auf anspruchsvollere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Und: Das sind auch starke Argumente, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und Fachkräfte anzuziehen.
Mehr zufriedene Kund:innen
Professionelle Betreuung, zuverlässigere Erreichbarkeit, persönliche Anrufannahme – all das sind Faktoren eines virtuellen Sekretariats, die dir dabei helfen, deine Kund:innen zufriedener zu machen. Indem jede Anfrage individuell und kompetent bearbeitet wird, vermittelst du deinen Kund:innen Wertschätzung, Professionalität und kompetente Betreuung - und das stärkt langfristig die Kundenbindung.
Geringere Fixkosten
Mit einem Online-Sekretariat kannst du Fixkosten senken, da Ausgaben für Vollzeitpersonal, Büroausstattung und -räumlichkeiten reduziert werden. Außerdem ermöglicht die flexible Gestaltung der Dienstleistung eine bedarfsgerechte Nutzung, sodass nur für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen bezahlt wird. Dieses Modell der Kosteneffizienz erlaubt es dir, Ressourcen gezielter und wirkungsvoller einzusetzen.
Ein virtuelles Sekretariat, oft auch Online-Sekretariat oder Virtual Office genannt, ist ein zentraler Bestandteil moderner virtueller Bürolösungen.
Starke Anbieter und Businesspartner
Aus den vielen Anbietern für virtuelle Sekretariatsdienste sticht einer besonders hervor: eGroup. Dieser Dienstleister entlastet KMUs nicht nur im administrativen Bereich, sondern schafft auch einen Mehrwert, der über die üblichen Sekretariatsaufgaben hinausgeht. So bietet eGroup neben virtuellen Sekretariatsservices zusätzlich vielseitige digitale Lösungen für kollaboratives Arbeiten an, die die Remote-Arbeit von Mitarbeitenden, die sich nicht am selben Ort befinden, effektiv ermöglicht.
Wenn Du neben der Unterstützung durch ein Online-Sekretariat auch in anderen Bereichen auf der Suche nach Businesspartner:innen sind, die dein Unternehmen in weiteren Bereichen voranbringen, haben wir einen Tipp für dich: Besuch den American Express® B4B Marketplace und finde Dienstleister aus den unterschiedlichsten Branchen, die dir dabei helfen, effizienter zu werden. Bei allen dort gelisteten Dienstleistern kannst du bequem mit deiner American Express Business Gold Card oder deiner American Express Business Platinum Card bezahlen und profitierst außerdem von einfachen Abrechnungsprozessen, dem Membership Rewards® Programm und einem verlängerten Zahlungsziel.
250 Euro (oder bis zu 100.000 Membership Rewards Punkte) 150 Euro (oder 40.000 Membership Rewards Punkte) Bis zu 200 Euro Bis zu 200 Euro Bis zu 100 Euro Bis zu 200 Euro Bis zu 240 Euro Bis zu 300 Euro Bis zu 300 Euro Bis zu 58 Tage Bis zu 50 Tage Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen inkl. 1 Hauptkarte aus Metall, 1 Business Platinum Zusatzkarte aus Metall, bis zu 98 Business Gold Zusatzkarten + für den Hauptkarteninhaber 2 private Platinum Cards (1 Hauptkarte + 1 Zusatzkarte) bis zu 99 Zusatzkarten Optional 1 Platinum Plus Card aus Metall für private Ausgaben inkl. 150 Euro Dining-Guthaben, 100 Euro Lodenfrey-Shoppingguthaben und weiteren privaten Benefits für 350 Euro pro Jahr. 250 Euro (oder bis zu 100.000 Membership Rewards Punkte) 150 Euro (oder 40.000 Membership Rewards Punkte) Bis zu 200 Euro Bis zu 200 Euro Bis zu 100 Euro Bis zu 200 Euro Bis zu 240 Euro Bis zu 300 Euro Bis zu 300 Euro Bis zu 58 Tage Bis zu 50 Tage Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen Kartenentgelt mit Punkten zahlen, Einkäufe bei Amazon.de, Zahlen mit Punkten, Punkte übertragen inkl. 1 Hauptkarte aus Metall, 1 Business Platinum Zusatzkarte aus Metall, bis zu 98 Business Gold Zusatzkarten + für den Hauptkarteninhaber 2 private Platinum Cards (1 Hauptkarte + 1 Zusatzkarte) bis zu 99 Zusatzkarten Optional 1 Platinum Plus Card aus Metall für private Ausgaben inkl. 150 Euro Dining-Guthaben, 100 Euro Lodenfrey-Shoppingguthaben und weiteren privaten Benefits für 350 Euro pro Jahr. 1) Das 1. Jahr ist beitragsfrei.
Guthaben
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Startguthaben
Online-Reiseguthaben
Dell Technologies
SIXT ride Guthaben
SIXT+ Abo Guthaben
Office Club Guthaben
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Liquiditätsvorteil
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Liquiditätsvorteil
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Platinum Plus Zusatzkarte
Punkte flexibel einlösen
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Reisen & Lifestyle
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Online Reise-Service
Business Platinum Reise- und Lifestyle-Service
2 x Priority Pass™ + jeweils 1 Begleitung inklusive: Zugang zu 1.400 Airport Lounges weltweit
Upgrades und Extras durch Hotel- und Mietwagenprogramme
Valet Park-Service an 8 dt. Flughäfen
Versicherungsleistungen
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Reisekomfortversicherung
Auslandsreise-Krankenversicherung
Verkehrsmittel-Unfallversicherung
Mietwagen-Vollkasko-Versicherung/Kfz-Schutzbrief
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Fassen wir zusammen: Für KMUs, die in einer dynamischen Business-Welt erfolgreich sein wollen, bietet ein virtuelles Sekretariat eine effiziente und kosteneffektive Lösung, um Herausforderungen erfolgreicher zu meistern und gleichzeitig auf den Fachkräftemangel zu reagieren. Deshalb hier nochmal das Wichtigste zum Thema:
- Virtuelle Sekretariatsdienste können dich in vielen Arbeitsbereichen entlasten – egal, ob in der Kundenkommunikation, in der Terminorganisation oder beim Schriftverkehr.
- Mehr zufriedene Kund:innen, weniger Fixkosten und die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber sind Beispiele, bei denen dir virtuelle Sekretariatsdienste helfen.
- Die eGroup gehört zu den führenden Anbietern von virtuellen Sekretariatsdiensten für KMus und ist gleichzeitig einer unserer vielen Akzeptanzpartner.
