Ganz gleich, wo die Geschäftsreise dich hinbringt – zum Kundentermin ins Ausland oder auf einen Messebesuch ein paar hundert Kilometer entfernt: Gute Vorbereitung zahlt sich aus. Unsere Checkliste zeigt dir, was du vorab erledigen solltest, damit der Business Trip reibungslos und vor allem erfolgreich verläuft.
Sorge für eine Vertretung, wenn du nicht wie gewohnt erreichbar bist
Auf Geschäftsreisen dem Tagesgeschäft wie gewohnt nachzugehen, ist nicht immer möglich. Schließlich hat dein Business Trip einen übergeordneten Auftrag, der wichtig genug ist, dass du vor Ort sein musst und den Großteil deiner Aufmerksamkeit beanspruchen wird. Du brauchst also jemanden, der oder die dich vertritt, wenn du unterwegs bist. Bevor du deine Kolleg:innen mit der Vertretung betraust, solltest du dir aber erst folgende Fragen beantworten:
Welche Aufgaben kann jemand einfach übernehmen?
Welche Aufgaben können für ein paar Tage ruhen?
Wahrscheinlich lässt sich die To-do-Liste so um einiges reduzieren. Jetzt gilt es, Kolleg:innen zu finden, die während deines Trips Entscheidungen für dich treffen können. Für eine ausführliche Übergabe, um deine Vertretung ins Boot zu holen, das Einrichten von Mail- und Telefonumleitungen sowie das Erteilen etwaiger Vollmachten solltest du deshalb genügend Zeit einplanen.
Plane Zeitpuffer für alle Eventualitäten auf der Geschäftsreise ein
Bei der Planung einer Geschäftsreise ist der optimale Zeitablauf oft nur eine Wunschvorstellung. Bei jedem Verkehrsmittel kann es zu Verzögerungen oder Ausfällen kommen – eine realistische Planung hilft also, deine Nerven zu schonen. Den Rückflug direkt nach dem Termin einzuplanen, führt vielleicht dazu, dass du dich vorm Ende des Meetings verabschieden musst, wenn es über die vereinbarte Zeit hinausläuft. Pufferzeiten sind deshalb möglichst großzügig zu terminieren, um nicht ständig nervös auf die Uhr zu sehen.
Ist dein Business Trip eine Fern- oder mehrtägige Reise, plane auf jeden Fall Ruhezeiten vor, nach und zwischen Terminen fest ein. Schließlich können auch Dinge wie ein Müdigkeit, zu wenig Bewegung oder ein leerer Magen einem erfolgreichen Abschluss im Wege stehen.
Wähle Verkehrsmittel und Unterkunft sorgfältig
Mit Check-In, Security und dem Risiko eines Ausfalls rechnen sich Flugreisen erst ab einer gewissen Strecke. Bahnhöfe liegen meist im Stadtzentrum und machen die Weiterreise einfacher. Beide Verkehrsalternativen haben gegenüber dem PKW den Vorteil, dass du die Reisezeit sinnvoll nutzen kannst und im Falle der Bahn umweltfreundlicher unterwegs bist. Achte aber in jedem Fall darauf, dass du die Kostenvorgaben deiner Firma einhältst.
Ebenso solltest du deine Unterkunft vorher recherchieren. Beachte dabei folgende Kriterien:
Wie weit ist deine Unterkunft vom Treffpunkt entfernt?
Wie gut ist sie an den öffentlichen Verkehr angeschlossen?
Welcher Service ist inklusive und was muss separat hinzugebucht werden?
Führt eine Dienstreise ins Ausland, mach dich schlau, welche Dokumente dafür notwendig sind. Innerhalb der EU genügt meist der Personalausweis, etwaige Einreiseanmeldungen und eine A1-Bescheinigung für Dienstreisen ins europäische Ausland.
Geht es über die EU hinaus, brauchst du weitere Dokumente. Hier die vier gängigsten:
Reisepass: In einigen Staaten muss bei Pässen und Personalausweisen eine Mindestrestgültigkeit von sechs Monaten bestehen.
Visum: Die Form des Visums ist oft abhängig von deiner Tätigkeit und der Dauer des Aufenthaltes.
Impfpass: Einige Staaten verlangen einen Immunisierungsnachweis, beispielsweise gegen Tropenkrankheiten.
Internationaler Führerschein: Musst du am Reiseziel Auto fahren, kann es sein, dass dein deutscher oder europäischer Führerschein nicht anerkannt wird.
Informiere dich rechtzeitig , welche Dokumente benötigt werden. Immerhin kann die Beantragung einige Zeit in Anspruch nehmen. Sicherheitshalber solltest du Kopien aller Ausweisdokumente, sowie den Nachweis der Auslandskrankenversicherung und deiner Buchungsbestätigungen dabei haben und getrennt von den Originalen aufbewahren. Im schlimmsten Fall kannst du dich damit an die entsprechenden Behörden wenden, um Ersatz zu beantragen.
Kläre den Versicherungsschutz bei Geschäftsreisen
Da Unternehmen bei Geschäftsreisen in der Fürsorgepflicht stehen, müssen sie ihren Mitarbeitenden Versicherungsleistungen wie eine Auslandskranken- und eine Reisegepäckversicherung bieten. Zusätzlich sind weitere Versicherungen sinnvoll, beispielsweise eine Verkehrsmittel-Unfall-Versicherung, eine Reisekomfort-Versicherung oder eine Reiserücktrittskosten-Versicherung. Informiere dich besser vorher, ob du ausreichend versichert bist.
Deine Checkliste: Geschäftsreisen auf einen Blick
Gute Vorbereitung ist das A&O. Das gilt ganz besonders für Geschäftsreisen. Damit du bestens auf deinen Business-Trip vorbereitet bist, haben wir diese praktische Checkliste in Kurzform für dich:
Leadership, Success Stories, Trends und mehr – neben wertvollen Insights zu relevanten Business-Themen findest du hier das Know-how, das dich bei deinen geschäftlichen Entscheidungen weiterbringt.
*Detaillierte Informationen zu Leistungen, insbesondere zu Ausschlüssen, kannst du den jeweiligen Bedingungen des Kartenproduktes oder des Versicherungsproduktes entnehmen: Business Gold Card, Business Platinum Card
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